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Microsoft Places einfach erklärt: Arbeitspläne, Schreibtisch- und Raumbuchung, Check-in und Copilot im hybriden Büro (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Live, live, live.
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  Stellen Sie sich das vor. Sie fahren endlich ins Büro, trotz dem Verkehr, finden einen Parkplatz, laufen zu Ihrem Stockwerk und sehen.
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  Die Hälfte der Schreibtische ist leer.
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  Ihre Teamkollegen arbeiten alle von zu Hause aus und niemand hat Ihnen Bescheid gesagt.
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  Genau diese Frustration löst Microsoft Places.
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  Es verknüpft Ihren Kalender mit dem Bürogebäude, damit Sie endlich wissen, wer vor Ort ist.
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  Untersuchungen zeigen, ohne dieses Tool kostet der Koordinationsaufwand die Zeit, um herauszufinden, wer kommt und wo man sitzt.
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  Etwa 30 Minuten pro Tag.
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  Das sind 2,5 Wochen, in denen man nur redet.
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  Legen wir also los.
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  Wir erläutern die vier Bereiche von Places und zeigen, wie Sie zusammenarbeiten.
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  Am Ende wissen Sie genau, was das Tool leistet und ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt.
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  Das Problem der hybriden Arbeit, warum Sie Places brauchen.
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  Fangen wir mit dem Problem an.
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  Denn hybride Arbeit hat für Kopfzerbrechen gesorgt, das so niemand geplant hatte.
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  Denken Sie daran, wie Sie Ihre Büro-Tage hoordinieren.
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  Vielleicht schicken Sie eine Slack-Nachricht, starten eine E-Mail-Umfrage oder kommen einfach vorbei und hoffen, dass jemand da ist.
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  Es ist chaotisch, ineffizient und basiert darauf, dass jeder daran denkt, seinen Status zu aktualisieren.
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  Die eigene Forschung von Microsoft bestätigt ist.
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  48% der Mitarbeiter wünschen sich flexiblere Zeiten.
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  Aber 43% fühlen sich von Ihrem Unternehmen entfremdet.
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  Diese beiden Dinge stehen im direkten Widerspruch.
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  Die Menschen wollen Flexibilität, aber sie wollen auch Verbundenheit.
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  Die derzeitige Art der hybriden Arbeit in der Hoffnung, dass man sich im Büro trifft, bietet beides nicht.
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  Wissen Sie, das Problem ist nicht das Büro an sich.
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  Büros sind nicht schlecht, das Problem ist nur, dass man nicht weiß, wer wann vor Ort ist.
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  Die stochen im Dunkeln und wissen nicht, ob am Dienstag das ganze Team erscheint oder ob das Büro wie ausgestorben ist.
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  Microsoft hat sich das angesehen und überlegt.
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  Was wäre, wenn wir eine Lösung entwickeln, die direkt in den Tools integriert ist, die sie bereits nutzen?
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  Keine separate App, an die man denken muss.
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  Kein zusätzlicher Login, sondern etwas, das direkt in Outlook und Teams sitzt, wo sie ohnehin arbeiten.
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  Das ist Microsoft Places.
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  Was Places wirklich ist, ist eine klare Definition.
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  Was genau ist also Microsoft Places?
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  Lassen Sie uns das klicken.
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  Erstens ist es keine separate App, die Sie installieren müssen.
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  Sie müssen keine Website aufrufen, kein Konto erstellen und keine neue Oberfläche erlernen.
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  Places ist in Outlook und Teams integriert und erscheint in Ihrem Kalender und Ihrem Chat und Ihrem Chat.
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  Es ist in die Tools eingewoben, die Sie bereits täglich verwenden.
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  Betrachten Sie es als einen digitalen Empfangsschalter für Ihr Bürogebäude.
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  Sie wissen, wie ein Empfang weiß, wer im Gebäude ist, welche Räume gebucht sind und wo die Leute sitzen.
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  Places erledigt das für Ihr gesamtes Unternehmen und zwar vollautomatisch.
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  Es sind die Kernkomponenten.
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  Zuerst das Place-Verzeichnis.
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  Das ist die Datenbank, die Ihre Gebäude, Etagen und Schreibtische kennt.
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  Es ist die Landkarte Ihres physischen Büros.
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  Dann gibt es Arbeitspläne, mit denen Sie anderen mitteilen können, an welchen Tagen Sie ins Büro kommen.
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  Dann die Buchung, um einen bestimmten Schreibtisch oder Raum zu reservieren.
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  Dann das Einchecken, um zu bestätigen, dass Sie tatsächlich erschienen sind.
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  Und schließlich die Analysen, die Ihrem Facility-Team zeigen, welche Räume tatsächlich genutzt werden.
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  Die wichtigste Erkenntnis ist, Places verbindet Ihre Teams Kalenderdaten.
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  Wer kommt, welche Meetings anstehen, mit physischen Raumdaten, welche Schreibtische und Räume frei sind.
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  Es ist die Brücke zwischen Ihrem digitalen Zeitplan und Ihrem physischen Gebäude.
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  Beginnen wir nun mit der ersten Funktion, die Sie tatsächlich nutzen werden, denn hier beginnt der wahre Mehrwert.
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  Ihren Arbeitsplan festlegen und anderen mitteilen, wenn Sie im Büro sind.
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  Hier ist die erste Funktion, die Sie wirklich nutzen werden und sie ist erstaunlich einfach.
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  Sie nennt sich Arbeitsplan.
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  Ein Arbeitsplan ist einfach eine Möglichkeit, Ihren Kollegen zu sagen, hey, ich plane an diesem Tag im Büro zu sein.
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  Sie richten ihn einmal ein und er wiederholt sich jede Woche.
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  Ein Klick und Sie sind fertig.
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  Sie sagen, ich bin dienstags und donnerstags im Büro im Gebäude 3.
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  Ist alles.
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  Sobald Sie es eingestellt haben, erscheinen kleine Symbole in Ihrem Kalender, die Ihre Teamkollegen sehen können.
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  Wenn Sie Ihre Woche planen, sehen Sie, dass Sie am Donnerstag kommen und vielleicht entscheiden Sie sich dann auch dafür zu kommen.
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  Plötzlich haben Sie einen echten Bürotag ohne eine einzige Slack-Nachricht oder E-Mail-Umfrage.
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  Ich möchte etwas Wichtiges klarstellen. Dies ist völlig optional.
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  Microsoft zwingt Sie nicht, Ihren Standort zu teilen.
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  Sie entscheiden selbst, ob Ihr Arbeitsplan für Ihre Organisation sichtbar ist.
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  Ein Administrator kann dies nicht für alle aktivieren.
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  Es ist Ihre Wahl und das ist Absicht.
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  Es geht darum, die Abstimmung zu erleichtern, nicht um Überwachung.
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  Sie haben also Ihren Arbeitsplan festgelegt und mitgeteilt, dass Sie am Donnerstag kommen.
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  Jetzt brauchen Sie einen Platz.
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  Wenn bei der Ankunft erst einen freien Schreibtisch suchen zu müssen, ist fast so schlimm, wie ein leeres Büro vorzufinden.
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  Schreibtischbuchungen reservieren Sie Ihren Platz.
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  Places glänzt besonders bei der Buchung eines bestimmten Schreibtisches, nicht nur beim Einchecken.
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  In den meisten Unternehmen funktioniert die Schreibtischbuchung heute auf drei Art.
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  Wer zuerst kommt, malt zuerst.
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  Hotdesking, bei dem man nimmt, was freist.
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  Oder man setzt sich jedes Mal auf denselben Platz und hofft, dass sie niemand besetzt.
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  Keine dieser Methoden ist ideal.
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  Places bietet Ihnen eine kartenbasierte Benutzeroberfläche.
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  Beim Öffnen sehen Sie den Grundriss Ihres Gebäudes mit einem markierten Schreibtisch.
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  Grün bedeutet verfügbar, grau bedeutet belegt.
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  Sie können sogar sehen, wer wo sitzt.
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  Wenn Ihre Kollegin Sally an Schreibtisch 7 sitzt, erscheinen Ihr Name und Foto auf der Karte.
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  Es ist wie ein visuelles Verzeichnis Ihres gesamten Büros.
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  Sie können hinein- und herauszoomen, verschiedene Etagen prüfen und sehen, welche Ausstattung in der Nähe ist.
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  Hier kommt nun die KI ins Spiel.
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  Places analysiert Ihre Microsoft-Graph-Daten, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, wen Sie kontaktieren und empfiehlt Schreibtische in der Nähe dieser Personen.
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  Es prüft sogar Ihren Kalender, um zu sehen, mit wem Sie an diesem Tag terminieren.
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  Wenn Sie also eng mit Sally zusammenarbeiten und Sie am Donnerstag kommt, könnte Places sagen, hey, direkt neben ihr ist ein Platz frei.
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  Okay, ein Klick und der Platz ist geblieben.
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  Places zeigt Ihnen nicht nur, wo Schreibtische sind.
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  Es hilft Ihnen, in der Nähe der Person zu sitzen, mit denen Sie am meisten arbeiten.
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  Sie können auch noch Merkmalen filtern.
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  Benötigen Sie einen barrierefreien Schreibtisch, eine Ruhezone oder einen Platzangfest.
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  Filtern Sie einfach danach.
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  Und statt den Vorgang jeden Morgen zu wiederholen, können Sie mehrere Tage auf einmal buchen.
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  Das ist eine intelligente Funktion.
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  Wenn Sie einen Schreibtisch buchen, aber nicht erscheinen, gibt Places ihn nach einer gewissen Zeit automatisch wieder frei.
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  Was bedeutet, jemand anderes kann ihn nutzen?
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  Keine reservierten, aber leeren Schreibtische mehr, die Platz verschwenden.
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  Doch Schreibtische sind nicht die einzigen Räume, die Sie benötigen.
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  Manchmal benötigen Sie einen Raum für eine Besprechung.
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  Genau da kommt die nächste Funktion ins Spiel, die Raumbuchung.
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  Finden Sie den richtigen Besprechungsraum.
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  Man könnte meinen, das Buchen eines Besprechungsraums sei ganz einfach.
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  Outlook öffnen, auf das Raumfeld klicken, aus einer Liste wählen.
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  Aber diese Liste enthält nur Namen.
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  Konferenzraum A, Besprechungsraum 3.
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  Die haben keine Ahnung, wie dieser Raum tatsächlich aussieht.
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  Ist er groß genug für Ihr Team?
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  Hat er einen Bildschirm?
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  Ist er in der Nähe Ihres Schreibtischsort auf der anderen Seite des Gebäudes?
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  Die Places-Suche löst dieses Problem.
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  Anstelle einer reinen Textliste erhalten Sie Fotos von jedem Raum.
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  Sie sehen den tatsächlichen Raum, die Kapazität, die Ausstattung und die Position im Grundrissen.
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  Die Fotos sind echt keine Stockbilder, Sie wissen also genau, was Sie bekommen.
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  Sie sehen, ob der Raum ein Whiteboard, einen großen Bildschirm oder sogar ein Fenster hat.
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  Sie können nach Etage, Größe oder der technischen Ausstattung filtern.
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  Wenn Sie also ein Meeting buchen, raten Sie nicht mehr, sondern wählen gezielt aus.
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  Und wenn Sie Co-Pilot nutzen, läuft alles noch reibungslose.
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  Sagen Sie einfach, buche einen Raum für mein Meeting mit vier Personen.
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  Und Co-Pilot wählt den besten Raum an.
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  Er prüft die Anzahl der Teilnehmer, welche Räume verfügbar sind und berücksichtigt sogar,
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  wo die Teilnehmer im Gebäude sitzen, wo sitzen.
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  Wenn der Großteil ihres Teams auf der dritten Etage ist, findet er einen Raum in deren Nähe.
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  Kein Scrollen durch Listen oder kompliziertes Planungstetris mehr.
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  Co-Pilot agiert wie ein persönlicher Assistent, der das Gebäude kennt.
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  Er kann sogar einen Raum basierend auf der Art des Meetings vorschlagen,
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  etwa für Brainstorming oder eine Kundenpräsentation.
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  Sie sehen also, welche Räume in der Nähe Ihres Schreibtischs liegen.
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  Sie sehen, wer sonst noch im Gebäude ist.
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  Sie buchen nicht nur einen Raum, sondern den richtigen Raum am richtigen Ort für die richtigen Leute.
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  Doch die Buchung ist nur die halbe Miete.
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  Das wahre Highlight ist zu wissen, wer tatsächlich vor Ort ist.
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  Nearbei und Check-in Personen im Gebäude finden.
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  So ist das mit Arbeitsplänen und Schreibtisch buchen.
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  Sie zeigen, was Leute planen, aber Absichten entsprechen nicht immer der Realität.
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  Jemand sagt zu, am Donnerstag ins Büro zu kommen, aber das Kind wird krank.
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  Oder man entscheidet sich morgens von das Homeoffice.
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  Im Arbeitsplan steht, sie sind da, aber sie sind's nicht.
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  Genau hier kommt der Check-in ins Spiel.
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  Places erkennt automatisch, wenn Sie tatsächlich im Büro ankommen.
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  Wenn Sie Ihren Laptop an einem Schreibtisch mit einem Monitor verbinden, erkennt das System, dass Sie da sind.
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  Sobald Sie sich mit dem Firmen-WLAN verbinden, weiß das System, dass Sie im Gebäude sind.
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  Kein Scan von QR-Codes, kein Ausweis tippen, es funktioniert einfach.
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  Sobald Sie eingecheckt sind, können Ihre Kollegen Sie sehen.
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  In Teams erscheint ein grüner Punkt auf Ihrem Profil, der anzeigt, dass Sie physisch im Büro sind, nicht nur online.
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  Nicht nur online.
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  Und es gibt eine Funktion namens In der Nähe, die das noch nützlicher macht.
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  In jedem Teams-Chat können Sie Ad in der Nähe eingeben und sehen, wer aus diesem Chat gerade im selben Gebäude ist.
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  So sehen Sie schnell.
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  Hey, Sarah ist auch hier. Lass uns einen Kaffee trinken.
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  Sie können auch auf dem Lageplan nach jemandem suchen.
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  Nehmen wir an, Sie möchten in der Nähe Ihres Teamkollegen Matthias sitzen.
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  Sie geben seinen Namen ein und Places zeigt Ihnen genau, wo er ist.
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  Mit einem Klick können Sie einen Schreibtisch direkt neben dem Buch.
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  Und auch hier ist der Datenschutz integriert.
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  Sie entscheiden, ob Ihre Präsenz sichtbar ist.
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  Niemand kann sehen, wo Sie sind, außer Sie stimmen zu.
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  Es ist Ihre Entscheidung.
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  All diese Daten, wer kommt, wer eingecheckt ist, welche Räume genutzt werden sind,
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  für mehr als nur das Finden von Personen nützlich.
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  Sie helfen dabei, intelligentere Entscheidungen über das Büro selbst zu treffen.
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  Analytik und Verwaltung für intelligentere Büroentscheidungen.
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  Alles, was wir bisher besprochen haben, hilft Ihnen als Mitarbeiter.
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  Aber Places gibt Ihrem Facility-Team auch etwas, das es noch nie hatte.
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  Echte Daten darüber, wie das Büro genutzt wird.
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  Das Problem ist, die meisten Unternehmen haben keine Ahnung, wie viel von ihrer Bürofläche tatsächlich genutzt wird.
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  Sie wissen, wie viele Schreibtische Sie haben und wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen.
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  Aber Sie wissen nicht, ob diese Schreibtische die halbe Woche leer stehen.
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  Das ist teuer.
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  Immobilien sind einer der größten Kostenfaktoren für ein Unternehmen und ohne Daten raten Sie nur.
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  Places liefert Facility-Teams Berichte zur Auslastung von Schreibtischen und Rang.
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  Sie können sehen, welche Etagen ausgelastet und welche leer sind.
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  Sie können sehen, welche Räume gebucht, aber nie genutzt werden.
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  Und hier ist die Kennzahl, die Differenz zwischen gebucht und tatsächlich genutzt.
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  Ein Schreibtisch kann reserviert sein, aber den ganzen Tag leer bleibt.
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  Das sind verschwendete Reservierungen.
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  Places zeigt Ihnen diese Lücke.
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  Hier kommen Richtlinien zur automatischen Freigabe.
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  Wenn jemand einen Schreibtisch bucht, aber nicht innerhalb einer bestimmten Zeit, sagen wir 30 Minuten eincheckt,
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  gibt Places ihn automatisch wieder frei.
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  Jemand anderes kann sichern.
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  Kein Vorbeigehen mehr an reinen leerer Schreibtische, die alle als reserviert markiert sind.
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  Das System gibt verschwendeten Platz frei, ohne dass sich jemand darum kümmern muss.
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  Auf der Administratorenseite hat Microsoft zudem ein richtiges Verwaltungsportal.
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  Früher mussten Sie PowerShell-Skripte verwenden, wenn Sie ein Gebäude hinzufügen oder einen Grundriss ändern wollten.
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  Das war technisch langsam und erforderte spezielle IT-Kenntnisse.
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  Jetzt gibt es ein Webportal, in dem Sie Gebäude, Etagen und Schreibtische direkt verwalten können.
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  Sie können einen Schreibtisch zur Wartung offline nehmen.
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  Sie können feste Sitzplätze zuweisen.
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  Sie können Buchungsregeln festlegen, alles an einem Ort.
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  Und es ist für Facility-Teams konzipiert, nicht nur für IT-Administratoren.
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  Hier kommt der stärkste Aspekt zum Tragen.
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  Denn wenn Sie all diese Daten wie Arbeitspläne, Check-ins und Buchungsauslastung verknüpfen,
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  erhalten Sie weit mehr als nur ein Buchungstool.
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  Wie alles zusammenhängt, der KI-gestützte Arbeitsplatz.
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  Wenn man einen Schritt zurücktritt und das große Ganze betrachtet, ist Places nicht nur eine Sammlung von Funktionen.
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  Es ist eine Datenschicht, die direkt den Copilot und den Microsoft Graph einspeist.
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  Denken Sie im Moment darüber nach, was das bedeutet.
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  Copilot kennt bereits Ihren Kalender, Ihre Besprechungen und Ihre Kontakte.
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  Dank Places kennt es nun auch Ihr physisches Büro, in welchem Gebäude Sie sind,
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  an welchem Schreibtisch Sie sitzen und welchem Schreibtisch Sie sitzen und welche Räume verfügbar sind.
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  Und es kann all diese Informationen nutzen, um Ihnen bei besseren Entscheidungen zu sein.
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  Sie können Copilot fragen, an welchen Tagen sollte diese Woche ins Büro kommen, die Zusammenarbeit zu optimieren.
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  Es prüft die Arbeitspläne Ihres Teams, schaut, wer eingecheckt hat und gibt Ihnen eine Antwort.
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  Instagram Besten.
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  Vier Ihrer fünf Teammitglieder sind im Büro.