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Hauptbuch in Dynamics 365 Finance einfach erklärt: Kontenplan, Finanzdimensionen, Nebenbücher & Belege (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Ich bin euer Moderator Mikko Peters.
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  Das heutige Thema ist eines, von dem fast jeder schon mal gehört hat, aber nur wenige können es verständlich erklären.
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  Das Hauptbuch.
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  In einem Unternehmen bewegt sich den ganzen Tag Geld, wenn Kunden Rechnungen bezahlen,
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  jemand Lieferantenrechnungen genehmigt, Gehaltsabrechnungen laufen,
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  Lagerbestände eintreffen und Geld auf ein Bankkonto eingeht oder von dort abgebucht wird.
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  Jedes dieser Ereignisse verändert die finanzielle Lage des Unternehmens.
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  Was genau ist also das Hauptbuch?
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  Ist es nur ein weiterer Bildschirm in Dynamics 365 Finals voller Fachbegriffe aus dem Rechnungswesen,
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  die nur Finanzexperten verstehen?
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  Das ist nicht.
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  Stellen Sie es sich wie das Hauptbuch in einem Bürogebäude vor.
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  Jedes Geldereignis benötigt einen Platz in diesem Buch unter der richtigen Überschrift,
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  damit das Unternehmen später nachvollziehen kann, woher das Geld kam, wo es hingegangen ist und was übrig geblieben ist.
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  Am Ende dieser Folge werden Sie verstehen, was das eigentlich ist und wie die einzelnen Teile zusammenpassen.
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  Wir beginnen mit dem Problem, das das Hauptbuch löst.
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  Das Hauptbuch, der Hauptbuchbestand des Unternehmens, umfasst unter Näh 60 Wörter.
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  Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen in einer Tabellenkalkulation für den Vertrieb,
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  einer weiteren für Lieferantenrechnung, einem separaten Tool für die Gehaltsabrechnung,
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  einem separaten Tool für die Gehaltsabrechnung, einem Präbanküberweis.
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  Das mag eine Zeit lang funktionieren.
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  Doch schon bald stellt die Finanzabteilung eine einfache Frage, wie viel Bargeld haben wir gerade?
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  In einer Tabellenkalkulation wird eine Zahl angezeigt, in der Bankdatei eine andere
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  und das Vertriebsteam hat noch eine dritte Zahl, weil auch keine dritte Zahlung kopiert wurde.
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  Daher weiß niemand, welche Zahl in dem Bericht gehört.
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  Genau dieses Problem löst das Hauptbuch.
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  Es bietet dem Unternehmen eine einzige Finanzaufzeichnung,
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  in der alle Buchhaltungseinträge auf einheitliche Weise zusammenlaufen,
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  anstatt dass die Finanzabteilung Zahlen aus zusammenhanglosen Dateien zusammensetzen muss.
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  Einfach ausgedrückt ist das Hauptbuch ein Register der Soll- und Haben-Buchungen des Unternehmens.
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  Diese Buchungen befinden sich unter Konten wie Barmittel, Umsatzerlöse, Mietaufwendungen,
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  Lagerbestände oder Verbindlichkeiten.
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  Soll- und Haben müssen Sie sich jetzt noch nicht in Panik versetzen.
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  Betrachten Sie sich stattdessen als die beiden Seiten jedes finanziellen Ereignisse.
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  Wenn an einer Stelle ein Wert eingeht, erfasst das System, woher dieser Wert stammt oder was das Unternehmen nun schuldet
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  und die beiden Seiten stimmen immer überein.
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  Diese Abgleichsregel sorgt für eine ausgeglichene Buchhaltung.
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  Betrachten wir nun, wie Dynamics 365 Finance dies organisiert.
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  Es führt ein Hauptbuch für jede juristische Person.
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  Das Unternehmen, das seine eigenen Finanzunterlagen führt, seine eigenen Berichte einreicht
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  und möglicherweise seine eigenen Steuer- und Bankpflichten hat.
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  Eine Gruppe kann beispielsweise ein Unternehmen in Großbritannien und ein anderes in Deutschland umfassen.
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  Und obwohl sie zusammenarbeiten können, benötigt jedes Unternehmen seine eigenen Finanzunterlagen,
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  da jedes Unternehmen seine eigenen Finanzen, Verpflichtungen und Berichtsanforderungen hat.
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  Daher erhält jede juristische Person Hauptbuch.
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  Das Hauptbuch benötigt einige Bausteine, bevor Benutzer Finanzbuchungen vornehmen können.
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  Der erste Baustein ist ein Kontenplan, die Liste der Kontonamen und Nummern, die das Geld des Unternehmens organisieren.
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  Außerdem wird ein Geschäftskalender benötigt, der Dynamics 365 Facts mit teilt,
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  wie das Geschäftsjahr in Zeiträumen wie Monate unterteilt ist.
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  Und ohne diesen Kalender kann das System keine Transaktion in die richtige Buchhaltungsperiode einordnen
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  oder die Finanzabteilung bei der Erstellung eines Monatsabschlussberichts unterstützen.
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  Dann gibt es noch die Buchhaltungswährung, die manchmal auch als Heimatwährung bezeichnet wird
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  und mit der das Hauptbuch eine gemeinsame Währungssprache für seine Finanzunterlagen bereitstellt,
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  selbst wenn das Unternehmen in anderen Währungen kauft oder verkauft.
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  Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das Aktien in Euro kauft, seine Konten jedoch im britischen Fund erstellt.
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  Der Kauf muss dennoch in einem zentralen Finanzdatensatz unter Verwendung der Buchhaltungswährung des Unternehmens
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  für seine eigenen Berichte erfolgen.
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  Diese Einstellungen mögen sich wie Einrichtungsdetails anhören.
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  Sie wirken sich jedoch auf jede folgende Buchung aus.
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  Warum ist der Finanzabteilung ein gemeinsamer Datensatz so wichtig?
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  Weil Bericht eine Zahl benötigen, die die Mitarbeiter vertrauen.
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  Wenn ein Manager einen Bilanzbericht öffnet, muss er wissen,
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  dass er aus demselben Finanzdatensatz stammt,
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  der die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz des Unternehmens unterstützt,
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  ohne dass er nachfragen muss, ob jemand vergessen hat,
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  eine Tabellenkalkulation nach der Eingabe einer Rechnung zu aktualisieren.
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  Das Hauptbuch bietet der Finanzabteilung diese gemeinsame Quelle.
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  Es ersetzt nicht die Arbeit, die im gesamten Unternehmen stattfindet.
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  Die Mitarbeiter kaufen immer noch Produkte, senden Rechnungen, bezahlen Lieferanten,
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  erhalten Lagerbestände und führen die Gehaltsabrechnung durch.
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  Aber die finanziellen Auswirkungen dieser Ereignisse gelangen in einer kontrollierten Form
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  in das Hauptbuch, die der Finanzabteilung eine klare Antwort gibt.
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  Wenn jemand fragt, warum ist dieser Saldo hier?
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  Die doppelte Buchführung sorgt dafür, dass diese Antwort ehrlich ist,
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  da jeder gebuchte Betrag einen gleichen Eintrag auf der anderen Seite hat.
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  Wenn das Unternehmen also eine Sollbuchung von 100 verbucht,
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  verbucht es auch eine Habenbuchung von 100.
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  Keine komplizierten Berechnungen.
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  Die Konten ändern sich je nachdem, was passiert ist.
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  Aber die Gesamtzoll- und Gesamthabenbuchung müssen ausgeglichen sein.
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  Und Dynamics 365 Finance befolgt diese Regel, wenn Buchungen im Hauptbuch eingehen
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  und verhindert so, dass ein einseitiger Finanzdatensatz in die Bücher gelangt.
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  Das Hauptbuch ist also kein Ort, an dem Zahlen verschwinden.
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  Es ist der finanzielle Hauptdatensatz des Unternehmens,
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  da auf gemeinsame Regeln und ausgeglichene Buchungen.
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  Ein so umfangreicher Datensatz benötigt jedoch ein übersichtliches Ablagesystem
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  und das mit dem Kontenplan.
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  Wir kommen zurück zu dem Wissenshäppchen.
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  Ich bin Mirko Peters und heute öffnen wir den Finanzaktenschrank
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  aus Kontenplan und Finanzdimensionen.
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  Wo landet also eine Transaktion, wenn sie im Hauptwo landet?
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  Sie landet auf einem Konto.
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  Der Kontenplan ist eine strukturierte Liste,
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  die eine juristische Person zur Sortierung ihrer Finanzen verwenden.
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  Stellen Sie sich das wie einen Aktenschrank mit beschrifteten Schubladen vor.
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  Jede Schublade hat einen Zweck und jede Transaktion muss ihren Platz finden.
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  Ohne diese Beschriftungen wüsste ein A zwar, dass Geld bewegt wurde,
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  könnte aber nicht erklären, welchen Zweck dieses Geld hat.
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  Der Kontenplan enthält die Hauptkonten oder die groben Finanzbezeichnungen für Transaktionen.
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  Barmittel sind ein Hauptkonto, ebenso wie Umsatzerlöse, Mietaufwendungen,
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  Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung und Lagerbestände.
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  Wenn ein Unternehmen Büromiete zahlt, verlässt das Geld den Kassenbereich
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  und die Kosten werden in die Mietaufwendung eingestellt.
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  Der Kauf von Produkten für den späteren Verkauf erhöht den Wert des Lagerbestand.
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  Der Erhalt einer unbezahlten Lieferantenrechnung
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  führt zu einer Verpflichtung in den Verbindlichkeiten.
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  Jedes Hauptkonto gibt jedem Eintrag einen klaren Platz.
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  Das ist eine einfache Idee, die jedoch jeden Finanzbericht prägt.
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  Konten sind in größere Gruppen unterteilt, die die Finanzabteilung zur Erstellung der Bilanz
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  und der Gewinn- und Verlustrechnung verwenden.
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  Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital gehören in die Bilanz
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  und beschreiben, was das Unternehmen Besitz schuldet und wie hoch das verbleibende Eigentum ist.
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  Einnahmen und Ausgaben werden in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen,
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  die eine andere Frage beantworten.
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  Hat das Unternehmen in diesem Zeitraum mehr eingenommen als ausgegeben?
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  Barmittel und Lagerbestände sind vermögenswert.
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  Verbindlichkeiten sind Verbindlichkeiten, also Geld, das wir Lieferanten schulden.
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  Umsatzerlöse erfassen Einnahmen aus Waren oder Dienstleistungen.
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  Mietaufwendungen erfassen Betriebskosten.
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  Wenn Konten die richtigen Kategorien haben, kann Dynamics 365 Finance-Beträge
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  im richtigen Teil eines Finanzberichts platzieren.
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  Aber ein Kontoname allein sagt oft nicht genug aus.
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  Nehmen wir an, Sie haben ein Konto mit der Bezeichnung Reisekosten.
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  Es zeigt Ihnen, dass Geld für Reisen ausgegeben wurde,
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  aber es sagt nicht, wer es ausgegeben hat oder welcher Teil des Unternehmens die Kosten getragen.
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  Hier kommen die Finanzdimensionen ins Spiel.
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  Dies sind zusätzliche Bezeichnungen, die jedem Eintrag von Dingen wie Abteilung, Kostenstelle,
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  Geschäftseinheit oder Standort zugeordnet sind.
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  Stellen Sie sich das Hauptkonto als Betrifft zähl im Formular vor.
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  Dimensionen füllen die Details darunter aus.
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  Reisekosten geben Ihnen den Sachverhalt an.
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  Die Abteilung könnte Ihnen sagen, dass Sie zum Vertrieb gehören.
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  Die Kostenstelle könnte das Teambudget identifizieren.
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  Die Geschäftseinheit trennt Unternehmensbereiche.
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  Der Standort zeigt an, ob die Kosten nach London, Berlin oder zu einem anderen Büro gehören.
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  Stellen Sie sich nun drei Mitarbeiter vor, die Flüge für Kundenbesprechungen buchen.
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  Alle drei Kosten werden auf dasselbe Reisekostenhauptkonto gebucht.
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  Aber ein Eintrag enthält den Vertrieb als Abteilung,
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  ein anderer den Support und ein weiterer die Finanzen.
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  Die Finanzabteilung kann dann die gesamten Reisekosten des Unternehmens einsetzen.
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  Oder sie kann eine genauere Frage stellen.
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  Wie viel hat der Vertrieb diesen Monat für Reisen ausgegeben?
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  Wie viel hat der Support ausgegeben?
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  Ist die Finanzabteilung im Budget geblieben?
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  Die Ausgaben erforderten keine separaten Hauptkonten für jedes Team.
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  Oval, die Dimensionen bieten diese separaten Ansichten.
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  Ein Unternehmen möchte nicht, dass Mitarbeiter willkürlich Bezeichnungen auswählen
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  und unübersichtigte Daten setzen.
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  Für Reisekosten sind möglicherweise eine Abteilung und eine Kostenstelle erforderlich,
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  während für einen Bankeintrag weniger Details erforderlich sind.
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  Dynamics 365 Finance steuert dies über Kontostrukturen und Regeln.
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  Eine Kontostruktur legt die zulässige Kombination aus Hauptkonto und Dimensionen fest.
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  Einfach ausgedrückt teilt sie dem System mit, welche Bezeichnungen zu welchem Konto gehören
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  und welche Werte Benutzer auswählen können.
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  Beispielsweise kann ein Reisekosteneintrag eine Abteilung und eine Kostenstelle erfordern.
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  Ein Baereintrag erlaubt möglicherweise nur eine Geschäftsende.
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  Wenn jemand versucht, eine Miete mit einem nicht zugehörigen Standort zu buchen
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  oder eine erforderliche Abteilung auslässt, stoppt das System den Eintrag,
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  bevor er die Datensätze erreicht.
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  Das sorgt für übersichtliche Berichte, da die Regeln die Mitarbeiter direkt in dem Moment leiten,
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  indem sie Transaktionen eingeben.
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  Größere Organisationen können auch einen Kontenplan für mehrere juristische Personen gemeinsam nutzen.
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  Sie alle verwenden dieselbe Kontenliste mit Barmitteln, Umsatzerlösen und Lagerbeständen
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  und durch die Konzerndurchterstattung leichter Stattung leichter vergleichbar.
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  Allerdings werden die Unternehmen durch gemeinsam genutzte Kontonamen nicht in einem Datensatzes.
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  Ehe juristische Person führt ihr eigenes Hauptbuch.
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  Dellen Sie sich zwei Unternehmen vor, die in getrennten Büros dasselbe Aktenschrankdesign verwendet.
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  Die Beschriftungen der Schubladen stimmen überein, aber die Papiere darin gehören verschiedenen Unternehmen.
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  Der Barbestand eines Unternehmens wird nicht mit den anderen vermischt.
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  Der Kontenplan gibt Ihnen also an, was die einzelnen Einträge bedeuten.
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  Finanzdimensionen fügen Geschäftsdetails hinzu.
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  Kontenstrukturen stellen die richtigen Kommunizierungen.
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  Diese Beschriftungen erläutern jedoch nur, wo ein Eintrag hingehört.
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  Die nächste Frage ist, wo dieser Eintrag begonnen hat und das bringt uns zu den Nebenbüchern.
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  Hauptbuch und Nebenbücher, wo die Transaktionen beginnen.
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  Lassen Sie uns nur darüber sprechen, wo all diese Transaktionen tatsächlich beginnen.
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  Das Hauptbuch enthält die Finanzdatensätze für die gesamte juristische Person,
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  aber nicht alle täglichen Details, ein.
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  Diese Unterscheidung erspart viel Verwirrung.
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  Wenn ein Käufer eine Kreditorenrechnung erhält,
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  muss das Unternehmen den Namen des Kreditors, die Rechnungsnummer,
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  das Fälligkeitsdatum, die Bestellung, den Zahlungsstatus, die Steuerdetails
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  und manchmal auch die Positionen kennen.
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  Die Finanzabteilung benötigt das Buchhaltungsergebnis,
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  aber ein Finanzbericht muss nicht jede Zeile aus jedem Lieferantenbeleg aufzeigen.
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  Diese detaillierten Angaben sind in Nebenbüchern abgelegt.
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  Ein Nebenbuch ist der Teil von Dynamics Dive von B60 Finance,
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  der Details für eine bestimmte Art von Aktivität nachverfolgt.
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  Die Kreditorenbuchhaltung verfolgt Kreditorenrechnungen geschuldete Beträge und Zahlungen nach.
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  Die Debitorenbuchhaltung verfolgt Kundenrechnungen,
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  eingehende Zahlungen und den noch offenen Beträgen der Kunden nach.
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  Das Lager verfolgt Lagerbewegungen und den Werden.
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  Das Anlagevermögen verfolgt die Ausrüstung, Fahrzeuge oder Gebäude des Unternehmens langfristig besitzen.
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  Das Steuermodul verfolgt Steuercodes und Beträge nach.
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  Die Produktion verfolgt die finanzielle Seite von Fertigungsmaterialien,
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  Arbeit und anderen Kosten nach, die sich auf die endgültigen Artikelkosten auswirken.
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  Jedes Modul enthält die Details, die seine Benutzer benötigen.
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  Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Module isoliert arbeiten.
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  Sie speisen Buchhaltungseinträge in das Hauptbuch ein
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  und halten so die betrieblichen Aktivitäten und Finanzunterlagen miteinander verknüpft.
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  Nehmen wir eine Kreditorenrechnung.
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  Jemand in der Kreditorenbuchhaltung gibt eine Rechnung von einem Lieferanten.
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  Sie sehen, wer die Rechnung gesendet hat, was sie abdeckt, wann die Zahlung fällig ist
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  und ob sie mit den Einkaufsinformationen übereinstimmen.
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  Das ist die Ansicht auf Dokument eben.
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  Hinter dieser Rechnung erstellt Dynamics 365 Finance die buchhalterische Auswirkung.
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  Möglicherweise hat der Lieferant die berechnet.
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  Das System erfasst die Ausgabe auf dem richtigen Konto und den geschuldeten Betrag in den Kreditoren.
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  Die Rechnung bleibt in den Kreditoren sichtbar,
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  während ihre Soll- und Haben-Buchungen in das Hauptbuch übernommen werden.
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  Ein Geschäftsereignis erstellt zwei nützliche Ansichten.
• 10:46
  Die operative Ansicht fragt, welchen Lieferanten müssen wir wann bezahlen?
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  Die Buchhaltungsansicht fragt, welche Konten haben sich aufgrund dieser Rechnung geändert?
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  Wie fragen Sie vielleicht, woher das System weiß, welche Konten bewendet denn?
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  Niemand möchte, dass Mitarbeiter beim Eingeben einer normalen Rechnung jedes Soll- und Haben-Konto erraten.
• 11:00
  Dynamics 365 Finance verwendet dafür Buchungsprofile.
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  Ein Buchungsprofil enthält Regeln im Hintergrund, die das System auf die richtigen Hauptkonten für einen Transaktionstyp verweisen.
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  In der Kreditorenbuchhaltung kann ein Kreditorenbuchungsprofil den geschuldeten Betrag an das Kreditorenkonto weiterleiten.
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  Andere Regeln, die auf den Rechnungsdetails basieren, leiten die andere Seite des Eintrags weiter.
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  Stellen Sie sich Buchungsprofile als in den Prozess integrierte Buchhaltungsanweisungen vor.
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  Die Mitarbeiter erfassen weiterhin den eigentlichen Geschäftsbeleg.
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  Das System wendet die Finanzregeln des Unternehmens mit Hilfe der für diese Aktivität zulässigen Konten und Dimensionen an.
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  Das führt zu einem einheitlicheren Ergebnis, als wenn jeder Benutzer die Buchhaltung von Grund auf neu festlegen müsste.
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  Es gibt auch eine gemeinsame Referenz, mit deren Hilfe der Fahrt verfolgt werden.
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  Sie heißt Beleg.
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  Ein Beleg verknüpft den Quellbeleg, die Nebenbuchhaltungseinträge und die Einträge, die in das Hauptbuch übernommen werden.
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  Wenn ein Finanzbenutzer einen Betrag im Hauptbuch sieht und wissen muss, woher er stammt, hilft der Beleg dabei, ihn bis zur Quelle zurückzuverfolgen.
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  Das ist wichtig, wenn jemand eine ganz normale Frage stellt, wie hoch ist dieser Betrag.
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  Anstatt Berichte, E-Mails und Ordner durchsuchen zu müssen, kann das Team den Beleg von einem Hauptbucheintrag bis zur Lieferantenrechnung,
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  dem Produkteingang, der Kundenrechnung oder einem anderen Quellbeleg folgen.
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  Der Beleg ersetzt nicht den Originalbeleg. Er verknüpft den Finanzdaten mit diesem Beleg.
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  Wenn Sie also eine Lieferantenrechnung in der Kreditorenbuchhaltung öffnen, sehen Sie den Geschäftsbeleg und die Zahlungsdetails.
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  Wenn Sie die Beleg- oder Hauptbuchtransaktionen öffnen, sehen Sie die Finanzbuchung hinter diesem Dokument.
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  Gleiches Ereignis anderer Zweck.
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  Diese Aufteilung ermöglicht es operativen Teams, mit den benötigten Details zu arbeiten,
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  während die Finanzabteilung die Kondensalden prüfen, organisieren und Berichte erstellen kann
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  und Berichte erstellen kann, ohne jeden Bericht in eine lange Liste von Rechnungspositionen umzuwandeln.
• 12:30
  Das Hauptbuch konzentriert sich auf den Buchhaltungsdatensatz.
• 12:33
  Nebenbücher halten Geschäftsdetails in der Nähe der Personen, die sie benötigen.
• 12:36
  Belege und Buchungsprofile verbinden beide Seiten, sodass eine Zahl in einem Bericht immer noch auf das Ereignis zurückgeführt werden kann, das ihn erstellt hat.
• 12:42
  Verfolgen wir nun einen einfachen Einkauf von der Warenbestellung bis zu den erstellten Buchhaltungseinträgen.
• 12:47
  Einkaufsbeispiel.
• 12:49
  Wie sich Geld durch Dynamics 365 bewegt.
• 12:52
  Ihr Unternehmen bestellt also 100 Bürostühle bei einem Lieferanten.
• 12:55
  Der Prozess beginnt mit einer Bestellung.
• 12:57
  In diesem Dokument wird beschrieben, was das Unternehmen von wem zu welchem Preis und wie viele Stühle kaufen möchte.
• 13:02
  Zu diesem Zeitpunkt ist es nur eine Verpflichtung.
• 13:04
  Oh, im Plan.
• 13:05
  Keine Transaktion.
• 13:06
  Die Stühle sind noch nicht eingetroffen und es wurde auch noch keine Rechnung verschickt.
• 13:09
  Wenn die Lieferung eintrifft, erfasst jemand einen Produktbeleg in Dynamics 365.
• 13:13
  Dieser Schritt bestätigt, dass das Unternehmen die Stühle tatsächlich erhalten hat.
• 13:16
  Der Lagerbestand steigt, da sie jetzt 100 weitere Stühle physisch kontrollieren.
• 13:19
  Und genau in diesem Moment kann Dynamics 365 einen Buchhaltungseintrag für den Beleg erstellen.
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  Vereinfachen wir das.
• 13:25
  Angenommen, die Stühle kosten 10.000 Dollar in der Buchhaltungswährung des Unternehmens.
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  Der Lagerbestand wird mit 10.000 Dollar belastet.
• 13:30
  Die Einkaufsabgrenzung wird mit 10.000 Dollar gutgeschrieben.
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  Lassen Sie sich von diesen Begriffen nicht verwirren.
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  Eine Belastung erfasst einfach diesen Wert, der in das Lager AU eingegangen ist.
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  Das Unternehmen besitzt jetzt Artikel im Wert von 10.000 Dollar.
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  Die Gutschrift erfasst die andere Seite, den Betrag der mit den erhaltenen, aber noch nicht in Rechnung gestellten Waren wird.
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  Beide Seiten betragen 10.000.
• 13:44
  Das Unternehmen hat also die Stühle aber noch keine Rechnung.
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  Die Einkaufsabgrenzung fungiert als temporärer Aufbewahrungsort AU, ein Platzhalter zwischen dem Erhalt der Waren und dem Erhalt der Rechnung.
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  Sie besagt, dass wir einen Wert erhalten haben und dass wir eine entsprechende Lieferantenbelastung erwarten.
• 13:56
  Beide Seiten sind gleich und genau das benötigt das System.
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  Dieser Saldo ist wichtig, da Dynamics 365 beim Erstellen des Buchhaltungseintrags überprüft, ob die Gesamten sollen und haben Beträge übereinstimmen.
• 14:05
  Wenn nur die Bestandsseite vorhanden wäre, würden die Datensätze einen zusätzlichen Wert anzeigen, ohne dass sie sichtlich wäre, woher erstanden.
• 14:11
  So funktioniert die Buchhaltung nicht.
• 14:12
  Jeder Betrag benötigt zwei Seiten oder eine Quelle und ein Ziel.
• 14:15
  Ein paar Tage später trifft die Rechnung ein.
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  Das Kreditorenteam erfasst und bucht sie.
• 14:19
  Das System kann die Rechnung mit der Bestellung und dem Produktbeleg abgleichen, sodass das Unternehmen vergleichen kann, was bestellt, erhalten und was der Lieferant berechnet hat.
• 14:27
  Wenn die Rechnung gebucht wird, wird der temporäre Einkaufsrückstellungsbetrag ausgeglichen.
• 14:31
  Das System belastet die Einkaufsrückstellung mit 10.000 AU und reduziert so den dort gehaltenen Betrag und schreibt die Kreditoren mit 10.000 gut und erfasst, was das Unternehmen dem Lieferanten jetzt schuldet.
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  Beachten Sie, was hier geändert hat.
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  Die Bestandsbuchung hat bereits erfasst, dass die Stühle eingetroffen sind.
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  Die Lieferantenrechnung fügt die Stühle kein zweites Mal hinzu.
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  Es ändert lediglich die Verpflichtung des Unternehmens von einem temporären Platzhalter in einen konkreten Betrag, der einem bestimmten Lieferanten geschuldet wird.
• 14:54
  Dadurch erhalten die verschiedenen Teams genau die Informationen, die sie benötigen.
• 14:57
  Das Lagerteam bestätigt die Ankunft der Stühle. Der Einkäufer prüft die Bestellung.
• 15:00
  Die Kreditorenbuchhaltung sieht die Rechnung und das Zahlungsziel.
• 15:03
  Und die Finanzabteilung sieht die Buchungen, die über die Bestandseinkaufsabgrenzung und die Kreditorenbuchhaltung gebucht wurden.
• 15:08
  Es handelt sich um einen Einkauf, aber jeder Teil von Dynamics 365 erfasst nur das dazugehörige Teil.
• 15:13
  Jede Buchung erhält außerdem eine Belegreferenz.
• 15:15
  Angenommen, ein Finanzmanager sieht in einem Bericht eine Bewegung von 10.000 Dollar auf dem Lagerkonto und möchte wissen, warum.
• 15:20
  Mithilfe des Belegs kann er diesen Betrag über den Produktbeleg die Bestellung und schließlich die Kreditorenrechnung zurückverfolgen.
• 15:25
  Damit wird die Frage, woher kommt diese Zahl? Zu einer nachvollziehbaren Frage.
• 15:29
  Die Spur führt in beide Richtungen.
• 15:30
  Jemand, der die Rechnung prüft, kann die zugehörige Finanzbuchung öffnen.
• 15:33
  Jemand, der das Hauptbuch prüft, kann den Beleg zurückverfolgen, mit dem die Buchung begonnen hat.
• 15:37
  Manuelle Tabellenkalkulationen so brechen diese Verkauf.
• 15:39
  Eine Person aktualisiert eine Lagerdatei.
• 15:41
  Eine andere Person gibt eine Referentenrechnung in eine Content-Datei ein.
• 15:43
  Die Finanzabteilung kopiert die Summe am Monatsende in eine andere Arbeitsplatte.
• 15:46
  Eine fehlende Zeile, ein geänderter Betrag oder eine verspätete Aktualisierung führt dazu, dass die Datensätze nicht besuchen.
• 15:51
  Dynamics 365 hält die Einkaufsaktivitäten und Buchhaltungseinträge während der Arbeit miteinander verknüpft.
• 15:56
  Die Mitarbeiter müssen weiterhin genaue Informationen eingeben und den Genehmigungsprozess des Unternehmens befolgen,
• 16:00
  da das System sonst eine schlechte Rechnung nicht in eine gute Umwand.
• 16:03
  Es reduziert jedoch wiederholte Eingaben und hält die Originalbelege in der Nähe der von ihnen erstellten Finanzbuchungen.
• 16:07
  Ein einzelner Einkauf erstellt nur wenige Einträge.
• 16:10
  Im Laufe eines normalen Tages bucht ein Unternehmen viel mehr.
• 16:13
  Diese Buchungen bilden den Finanzdatensatz und die Finanzabteilung verwendet sie für wiederkehrende Aufgaben während des gesamten Abrechnungszeitraums.
• 16:19
  Was die Finanzabteilung mit dem Hauptbuch macht.
• 16:21
  Tägliche Arbeit, Periodenabschluss und Steuer.
• 16:24
  Nicht jedes Buchhaltungsereignis beginnt mit einer Bestellung, Rechnung oder Lagerbewegung.
• 16:28
  Manchmal muss die Finanzabteilung einen Journaleintrag direkt buchen.
• 16:31
  Ein Journaleintrag erfasst eine Anpassung oder ein Finanzereignis, das direkt vom Finanzteam stammt.
• 16:35
  Ehe das Korrigieren einer Buchung, das Erfassen einer Rückstellung oder das Verschieben eines Betrags zwischen Konten am Perioden.
• 16:40
  Damit erhält die Finanzabteilung eine kontrollierte Möglichkeit, Arbeiten zu erfassen, die nicht in einem anderen Teil von Dynamics 365 beginnt.
• 16:46
  Stellen Sie sich vor, eine Stromrechnung deckt die letzten Tage im März ab, trifft aber erst im April ein.
• 16:51
  Die Finanzabteilung kann im März eine Rückstellung buchen, sodass die Märzkonten die dazugehörigen Kosten nicht haben.
• 16:55
  Wenn die Rechnung später eintrifft, bearbeitet das Team das eigentliche Dokument.
• 16:58
  Dadurch bleibt der Fokus der Finanzperiode auf den Ereignissen in diesem Zeitraum und nicht nur auf dem Zeitpunkt, zu dem die Unterlagen eingegangen sind.
• 17:03
  Die Finanzabteilung verwendet auch Zuordnungen.
• 17:05
  Eine Zuordnung verteilt einen Betrag anhand von Regeln, die das Unternehmen definiert, auf andere Konten, Abteilungen oder Kostenstellen.
• 17:11
  Eine feste Zuordnung folgt festgelegten Prozentsätzen.
• 17:13
  Wenn die Miete für die Hauptgeschäftsstelle zu 50% auf den Vertrieb, zu 30% auf den Support und zu 20% auf die Finanzen aufgeteilt werden soll, wendet das System diese Prozentsätze an.
• 17:21
  Eine variable Zuordnung ändert sich basierend auf einer Kennzahl.
• 17:24
  Beispielsweise können die Kosten für ein gemeinsames Lager auf verschiedene Geschäftsbereiche verteilt werden, basierend darauf, wie viele Artikel jeder Bereich bearbeitet.
• 17:29
  Ein Team nutzt einen größeren Teil des Lagers und erhält daher einen höheren Anteil der Kosten.
• 17:33
  Die ursprünglichen Kosten bleiben nachvollziehbar, während Berichte zeigen, wo das Unternehmen diese Kosten getragen hat.
• 17:37
  Die Steuer erfordert die gleiche Art von Kontrolle.
• 17:39
  Dynamics 365 Finance verwendet Umsatzsteuercodes, um die für die Steuerbuchung erforderlichen Informationen zu speichern und zu speichern.
• 17:45
  Ein Steuercode kann den zu erhebenden oder zu zahlenden Satz oder Betrag sowie die Methode für die Anwendung auf eine Transaktion definieren.
• 17:51
  Die Steueranforderungen unterscheiden sich je nach Land, Region, Bundesland, Landkreis und Stadt.
• 17:55
  Daher gibt der Code dem System Regeln für den Steueranteil eines Kaufs oder Verkaufs vor, sodass Benutzer nicht jedes Mal eine andere Berechnung eingeben müssen.
• 18:02
  Wenn sich die Regeln ändern, aktualisiert das Unternehmen die Steuere nicht.
• 18:05
  Handschriftliche Notizen oder das Merken von Ausnahmen sind nicht mehr voll.
• 18:08
  Dann kommt der Rhythmus des Geschäftsjahres.
• 18:10
  Ein Geschäftskalender unterteilt das Jahr in Zeiträume, häufig Monate.
• 18:13
  Am Ende jedes Zeitraums überprüft die Finanzabteilung die Einträge, bucht erforderliche Anpassungen und erstellt Berichte für diesen Zeitraum.
• 18:20
  Am Jahresende werden durch Abschlussbuchungen die Gewinn- und Verlustrechnungskonten für das nächste Geschäftsjahr vorbereitet.
• 18:24
  Umsatz- und Aufwandskonten verfolgen die Aktivitäten während eines Jahres.
• 18:27
  Nach Jahresende beginnen diese Konten das neue Jahr und sind bereit neue Einnahmen und neue Kosten zu erfassen.
• 18:32
  Das Gesamtergebnis wird durch den Abschlussprozess in das Eigenkapital des Unternehmens eingespart.
• 18:35
  Bilanzkonten funktionieren anders.
• 18:37
  Barmittel, Vorräte, Verbindlichkeiten und andere Bilanzkonten werden ins neue Jahr übertragen,
• 18:41
  da das Unternehmen zu Beginn des neuen Jahres noch Eigentümer der Barmittel oder Aktien ist und noch offene Rechnungen schuldet und noch offene Rechnungen schuldet.
• 18:48
  Große Konzerne stehen vor einer weiteren Aufgabe.
• 18:50
  Eine Mutterorganisation benötigt möglicherweise eine einheitliche Ergebnisübersicht mehrerer Tochtergesellschaften.
• 18:54
  Bei der Konsolidierung werden die Finanzergebnisse dieser Unternehmen einer einzigen Organisationsansicht zusammengefasst,
• 18:59
  selbst wenn sich die Tochtergesellschaften in derselben oder in separaten Datenbanken befinden.
• 19:03
  Die Einzelunternehmen führen weiterhin ihre eigenen Datensätze.