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Outils : Accélérer ses processus grâce aux codes-barres · Oser l'efficacité - Les stratégies de ceux qui font l’industrie

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  Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité.
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  Moi,
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  c'est Perrine Thiebaud,
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  passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digitik.
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  J'en ai marre de voir des processus qui patinent,
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  des pertes de temps récurrentes,
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  des empilements d'outils irréfléchis.
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  On met des pansements partout,
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  alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire.
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  Dans ce podcast,
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  je partage avec vous mes outils,
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  méthodes et analyses pour simplifier,
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  améliorer et booster vos performances.
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  Seule ou avec mes invités.
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  On explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins.
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  Et quand la base est bien saine,
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  on parle aussi d'outils numériques.
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  Alors,
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  et à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence,
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  c'est parti !
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  Je crois que si l'adolescente que j'étais il n'y a pas si longtemps que ça savait que je fais mon premier épisode de podcast sur le code barre,
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  elle s'arracherait les cheveux.
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  Parce qu'avant,
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  je portais un magnifique t-shirt noir avec un code-barre blanc souligné de « je ne suis pas une marchandise » .
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  Le côté rebelle s'est un peu atténué avec le temps et je me rends bien compte aujourd'hui que mettre des codes-barres sur les marchandises et sur les emplacements,
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  ça a quand même un réel intérêt pour aller fluidifier ces process,
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  les améliorer,
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  gagner en efficacité un peu partout.
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  Bien sûr,
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  il n'est pas question d'étiqueter les gens et encore des fois,
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  un code-barre sur sa carte d'identification,
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  ça peut.
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  aussi simplifier et accélérer les processus d'authentification pour sécuriser les accès sur des lieux,
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  par exemple.
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  Mais bon,
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  on ne va pas forcément parler de ça précisément aujourd'hui.
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  On va parler globalement de ce code-barre dans nos process logistiques,
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  industriels,
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  de production et parfois même dans le bureau.
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  Ça peut aussi apporter son lot de vecteurs d'efficacité.
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  Alors,
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  dans ce podcast,
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  j'utiliserai code-barre pour parler indifféremment du code-barre qu'on connaît sur les produits
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  qu'on achète tous les jours,
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  noir et blanc,
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  l'alternance de barres noires et blanches,
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  et aussi bien le data matrix,
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  donc ce petit objet carré représentant des points noirs et clairs,
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  en général blanc,
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  en tout cas un produit contrasté,
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  où on va pouvoir mettre plus d'informations dedans.
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  Finalement,
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  on le verra dans la première partie de C'est quoi un code barre ?
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  On n'a pas tout à fait la même utilité des deux objets,
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  mais on peut en parler de la même manière quand on va s'attaquer à la suite,
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  qui est comment améliorer l'efficacité de ces processus grâce au code barre.
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  comment améliorer leur fiabilité et pour finir comment on améliore également le transfert d'informations grâce à ce petit objet toujours.
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  On attaque tout de suite par alors c'est quoi un code-barre ?
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  Un code-barre c'est un objet qui va nous permettre de stocker de la donnée.
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  Ce qui très bien avec le code-barre c'est qu'on va pouvoir le lire avec différents appareils.
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  Habituellement comme on le voit à la caisse on va avoir des outils adaptés de scanet qui vont aller lire le code-barre,
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  prendre l'information et derrière il va avoir un...
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  un logiciel qui va traiter ce qu'on lit.
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  Mais en fait,
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  ce code-barre,
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  il est lisible par aussi bien votre téléphone,
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  par exemple.
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  Vous ouvrez votre appareil photo,
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  vous lisez un code-barre,
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  l'information qui est contenue dans ce code-barre,
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  elle s'affiche.
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  Votre appareil photo,
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  il ne va pas savoir quoi en faire directement,
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  mais il vous l'affiche,
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  il sait la lire.
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  C'est ça qui est très important,
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  c'est qu'au final,
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  n'importe quel outil,
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  n'importe quel appareil peut lire ce code-barre.
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  Derrière,
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  on va tirer...
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  vraiment des informations importantes de ce code-barre.
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  Et ce qui va être intéressant,
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  c'est les process qu'on met en place derrière.
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  Mais de base,
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  n'importe quoi peut le lire.
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  La grosse différence entre un code-barre et un data matrix,
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  c'est qu'effectivement,
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  un code-barre,
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  on va encoder uniquement des informations alphanumériques.
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  La différence entre le code-barre et le data matrix,
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  elle va surtout résider dans la capacité de stockage des informations.
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  Effectivement,
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  le code-barre,
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  on va lui mettre des caractères numériques ou alphanumériques dedans.
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  Et plus on a d'informations à mettre dedans,
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  plus il va être long.
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  Donc au bout d'un moment,
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  ça ne va plus être exploitable,
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  ça ne va plus être lisible,
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  il sera trop long pour pouvoir le faire lire.
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  Il va falloir prendre tellement de recul qu'au final,
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  on n'aura plus assez de précision,
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  on ne pourra plus lire ce qu'il y a dedans.
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  Alors que le Data Matrix,
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  on va pouvoir mettre entre 2 et 3 000 caractères par cm².
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  Donc au niveau du gain de place,
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  on va pouvoir mettre beaucoup plus de choses.
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  Il existe des standards pour aller stocker l'information,
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  que ce soit dans les code-barres ou les Data Matrix,
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  qui vont permettre à un code-barre d'être lu partout.
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  et quand on
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  rencontre un certain enchaînement de caractères,
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  dans ce code-barre,
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  on va savoir que l'information qui suit représente tel type de données.
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  Ça,
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  c'est des standards.
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  Vous pouvez communiquer comme quoi vous utilisez tel standard dans vos code-barres ou data matrix et dans ce cas-là,
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  les gens qui vont les lire sauront qu'il faut qu'ils soient interprétés de telle manière.
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  Mais en fait,
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  vous pourriez très bien définir votre propre standard,
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  votre propre façon de remplir votre code-barre ou data matrix.
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  La seule chose importante,
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  process qui vont devoir lire et interpréter vos codes-barres,
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  ils sachent comment les interpréter.
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  C'est vraiment le seul truc qui est important parce qu'après sinon vous pouvez faire ce que vous voulez.
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  Il faut que ce soit pertinent pour vous,
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  que ce soit pertinent dans votre process et potentiellement avec les interlocuteurs internes ou externes qui vont avoir à l'utiliser.
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  On en reparlera d'ailleurs avec plus de précision dans la dernière partie qui est vraiment focalisée sur le passage d'informations via le code-barres entre vous qui allez potentiellement les émettre.
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  et vos prestataires externes ou vos équipes internes.
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  Voilà maintenant qu'on a défini le code barre,
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  ce qui est intéressant c'est de voir comment il nous fait gagner en efficacité.
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  En fait le code barre c'est un véritable accélérateur du processus parce que de base on va scanner une information là où avant on était obligé de l'écrire.
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  Donc bien évidemment je vais pas comparer avec un process à papier crayon parce que...
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  Pour aller lire un code barre,
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  l'interpréter,
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  en faire quelque chose derrière,
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  il va falloir qu'il y ait un process qui soit capable de le lire.
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  Mais on peut comparer avec un process existant où la personne saisit tout à la main et le même process où on aura quelqu'un qui va scanner et qui va donc avoir son information directement affichée à l'écran.
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  Ça,
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  par exemple,
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  c'est quelque chose qui est hyper utile pour le processus de réception,
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  par exemple.
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  De dire,
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  par exemple,
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  que je reçois mon bon de livraison,
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  je suis obligé de l'imprimer,
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  d'aller
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  sur le terrain et de regarder tous les cartons,
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  d'aller cocher si mon carton a bien été reçu et après de regarder où j'ai des manques et de faire cette différence à la main.
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  On peut se dire déjà que ce process on peut le rendre plus efficace en évitant d'avoir à imprimer cette feuille et à cocher les cartons dessus parce qu'il y a fort à parier qu'une fois que ça c'est fait,
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  la personne qui va devoir le traiter après dans le système central
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  va avoir à refaire cette manipulation sur son ordinateur.
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  Donc déjà,
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  là,
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  on a du temps perdu.
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  Avec une tablette qui se balade aux côtés de la personne qui fait la réception dans l'entrepôt,
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  on va avoir la possibilité de cliquer sur les cartons qui ont été réceptionnés.
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  Effectivement,
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  quand on termine notre réception,
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  le logiciel est capable de nous dire s'il y a des manques ou s'il y a eu des erreurs.
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  Bon,
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  ça,
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  c'est bien,
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  mais ça nous oblige quand même à aller...
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  lire un carton,
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  regarder où il est dans ma liste et le sélectionner.
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  Ce même processus où on rajoute la possibilité de scanner,
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  en fait on s'en fiche potentiellement même de savoir sur quelle réception on est,
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  si nos cartons ont bien un identifiant unique,
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  on s'en fiche de savoir sur quelle commande on est,
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  on a juste à scanner le carton et le logiciel est capable de faire sa tambouille tout seul derrière,
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  de se dire « ok ce carton,
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  je l'attendais,
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  il est arrivé » .
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  et derrière,
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  une fois qu'on a terminé,
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  de se dire ce carton,
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  je l'attendais,
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  je ne l'ai pas reçu.
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  Ce carton,
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  il a été scanné deux fois.
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  Est-ce que j'ai reçu un carton avec le même numéro deux fois ?
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  Je ne sais pas trop quoi en faire.
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  Voilà,
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  ça,
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  c'est vraiment le genre de choses que va nous apporter le code barre.
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  On est beaucoup plus efficace à ne pas avoir à saisir un numéro de carton,
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  à ne pas avoir à le chercher dans une liste.
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  Voilà,
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  on scanne et derrière,
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  un processus suffisamment bien implémenté peut savoir exactement ce qu'il a à faire dans le cas d'un scan de carton.
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  On peut aussi imaginer ça sur un processus familial.
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  de gestion de stock.
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  Donc là,
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  on a réceptionné nos marchandises avec le premier exemple que je viens de penser,
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  mais imaginons qu'on veut suivre les sorties de matière.
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  Si vous rajoutez un lecteur au-dessus de la poubelle et que chaque personne qui va aller jeter une boîte vide scanne le code barre de la boîte,
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  ça veut dire qu'on a sorti une boîte,
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  qu'elle n'est plus en stock.
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  Ça prend assez peu de temps à la personne de le faire et derrière,
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  votre stock se met automatiquement à jour.
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  potentiellement ça vous évite d'avoir à faire des inventaires parce que si le process est bien rodé et qu'il est suffisamment intégré à la façon de travailler des personnes,
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  c'est à dire qu'il faut pas aller leur demander d'aller à un bout de l'entrepôt pour scanner ce qu'ils veulent jeter alors que la poubelle elle est hyper loin,
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  ça n'a pas de sens.
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  Mais si il y a juste à scanner,
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  je jette mon produit en bas potentiellement vos stocks peuvent être tout le temps à jour quoi qu'il arrive.
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  Et ça on peut l'intégrer tout le long du processus.
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  En début de production je reçois
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  mes articles mis à disposition pour mon ordre de process,
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  mon ordre de fabrication,
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  je les scanne et voilà,
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  je mets mon stock à jour et je sais exactement où en sont mes stocks en permanence.
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  Ça rend la chose beaucoup plus efficace et on gagne un temps fou par mois en inventaire.
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  Et potentiellement,
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  si on va plus loin,
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  on peut se dire « Ok,
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  dès que j'ai atteint un certain nombre de stocks,
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  je peux renvoyer des commandes automatiquement. »
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  Donc tout ça,
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  ça peut être mis en place à partir du moment où on a une vision temps réel des stocks et le code barre.
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  permet d'atteindre ce côté temps réel.
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  Le deuxième point sur le code barre,
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  ça va être la fiabilité qu'il apporte.
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  Parce que quand on scanne,
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  on est sûr que l'information lue sur l'étiquette,
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  c'est la bonne.
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  On s'est peut-être trompé de carton,
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  et dans ce cas-là,
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  le logiciel va le savoir.
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  Si on a scanné un carton de pièce A alors que le process sur lequel on travaille attend un carton de pièce B,
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  le logiciel va nous dire que ce n'est pas le bon carton.
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  Là,
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  on va empêcher une erreur réelle de la personne qui est en train de s'occuper de notre process.
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  Elle a pris le mauvais carton.
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  Le scanner lui permet d'éviter cette erreur de manière sûre.
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  Ça,
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  c'est ce qu'on appelle un détrompeur et c'est hyper efficace pour garantir la fiabilité des données tout le long de votre processus.
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  Mais même avant ça...
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  Si j'arrive sur mon lieu de travail,
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  que je tape le numéro de mon carton à consommer,
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  j'ai le droit de faire une faute de frappe.
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  Ça arrive.
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  Si le logiciel est bien paramétré et que j'ai fait une faute de frappe,
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  mais que la référence n'existe pas,
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  il va me dire la référence n'existe pas.
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  Ça,
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  fort heureusement,
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  ça ira.
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  Mais si par hasard,
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  ma faute de frappe fait que cette référence existe ailleurs,
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  ça peut poser des soucis.
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  Là encore,
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  on parle de logiciel,
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  mais c'est pareil si on fait du papier-crayon.
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  Si j'écris ma référence et que derrière,
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  une autre personne la relie pour aller l'intégrer plus tard dans un logiciel parce qu'il n'y a pas de solution numérique sur la ligne de production,
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  on va avoir un souci pour la relecture et pour la perte de temps d'une donnée qui a été saisie à un endroit.
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  En fait,
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  elle aurait dû être rentrée tout de suite dans le logiciel pour éviter ces pertes de temps et cette perte de fiabilité tout au long du processus.
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  Donc voilà,
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  aller scanner,
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  ça va nous permettre de gagner du temps,
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  comme je l'ai dit à la première étape,
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  mais ça va aussi énormément fiabiliser.
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  On peut imaginer des process logistiques où la personne a une information,
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  qu'elle doit aller chercher une pièce à l'emplacement de réception A,
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  pour la déplacer vers l'entrepôt de stockage B.
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  Elle va à l'emplacement de réception A,
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  sur lequel on a apposé un code barre pour dire que c'est l'emplacement de réception A.
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  La personne arrive,
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  scanne.
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  si elle s'est trompée et qu'elle est à l'emplacement de réception B,
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  on va lui dire tu n'es pas au bon endroit,
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  elle ne pourra pas continuer son processus.
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  Pour une société où on va faire appel très régulièrement à des intérimaires,
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  où les équipes changent régulièrement,
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  des gens qui ne sont pas forcément habitués à l'organisation de vos entrepôts,
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  ça peut être très utile d'avoir ces détrompeurs pour que le temps que la personne soit à l'aise,
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  elle ne puisse pas se tromper.
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  et elle soit accompagnée finalement dans les missions qui lui sont données.
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  Donc j'arrive à mon emplacement de réception A,
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  je le scanne,
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  je suis au bon endroit,
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  je prélève une pièce,
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  là encore,
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  dans les consignes,
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  je sais quelle pièce j'ai à prendre.
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  Donc si je scanne la pièce que j'ai à prendre,
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  le logiciel peut vérifier si j'ai pris la bonne.
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  Et dans Internet de temps,
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  je vais à mon emplacement de stockage,
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  je scanne mon emplacement de stockage,
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  ça me confirme que je suis bien dans le bon endroit,
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  Je peux déposer ma pièce et...
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  Mon stock,
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  au-delà d'être à jour,
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  je sais exactement où sont mes pièces en permanence et je n'ai pas d'erreur là-dessus.
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  Là aussi,
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  ça va permettre de faire énormément de choses et d'assurer la sécurité,
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  la fiabilité de l'information.
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  On peut très bien faire ça aussi pour remplir les cartons.
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  On scanne le carton.
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  Ce carton,
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  s'il a déjà été associé à un ordre de fabrication,
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  je sais quelle pièce j'attends.
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  ou alors je vais dire que la première pièce que je vais mettre dedans
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  je ne peux pas en avoir d'un autre type.
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  Donc à partir de ce moment-là,
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  toutes les pièces que je vais scanner après la première,
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  elles doivent être les mêmes que la première que j'ai mis dedans.
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  C'est typiquement le genre de choses qui font que quand votre carton,
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  vous allez le fermer,
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  vous êtes sûr que les pièces qui sont dedans,
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  elles sont bonnes.
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  Après,
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  c'est toujours possible de faire preuve de malveillance,
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  mais là,
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  vous allez vous éviter toutes les erreurs d'inattention et vous allez...
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  permettre d'augmenter considérablement la fiabilité de votre processus là-dessus.
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  Troisième élément clé,
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  c'est le passage d'informations.
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  Parce que dans un code barre,
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  comme j'ai dit tout à l'heure,
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  il y a de l'information.
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  Quand vous êtes en interne,
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  si un code barre est à destination interne,
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  souvent,
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  une information ça suffit.
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  Vous le collez sur votre carton,
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  vous mettez l'identifiant de votre carton.
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  A chaque fois que l'identifiant du carton est scanné,
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  votre logiciel sera en mesure de vous ramener les informations liées à ce carton.
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  parce que le logiciel le connaît.
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  Mais admettons que votre carton sorte de l'usine.
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  Dans ce cas-là,
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  quand votre client le réceptionne,
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  vous allez avoir envie qu'il sache ce qu'il y a dedans et que lui-même puisse améliorer ses processus.
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  en scannant les cartons que vous lui envoyez.
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  Dans ce cas-là,
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  sur votre étiquette,
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  vous allez pouvoir mettre toutes les informations dont votre client a besoin,
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  comme le numéro de carton,
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  le type de pièce,
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  le nombre de pièces qu'il y a dans le carton,
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  tout ça et d'autres informations.
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  informations que votre client,
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  dont votre client peut avoir éventuellement besoin.
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  Soit vous utilisez un standard dont on a parlé tout à l'heure,
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  je ne vais pas rentrer dans les détails,
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  mais je pourrais vous mettre en description un lien vers les différents standards de code-barres.
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  Soit vous utilisez un standard,
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  soit vous vous êtes entendus entre vous sur un format de code-barres.
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  Plusieurs choses.
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  Soit vous avez défini un séparateur qui va dire dès que je rencontre ce séparateur,
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  je sais que je change de données.
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  Mes données sont toujours dans le même ordre,
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  mon client le sait,
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  donc quand il va scanner l'information,
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  il saura comment la découper.
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  Le tout,
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  c'est de se mettre d'accord sur la façon dont vous allez présenter les données,
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  et ensuite elle est exploitable par tous.
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  Il y a plusieurs façons de faire.
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  On peut aussi très bien avoir une étiquette avec des titres,
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  et un code barre qui contient une seule information présentée dans le titre.
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  C'est un peu fastidieux,
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  ça va vraiment dépendre de votre process.
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  Ça oblige de scanner plusieurs fois.
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  Si par exemple on fait une réception,
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  je scanne le code barre qui contient le type de pièce,
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  je passe à un autre écran qui va me demander combien il y a de pièces,
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  je scanne le code barre où il y a la quantité.
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  Ça fait plusieurs actions.
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  Alors que si on a un data matrix qui contient,
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  ou même un code barre d'ailleurs,
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  quand il y a encore peu d'informations,
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  on peut avoir plusieurs informations tant que ça reste raisonnable dans un seul code barre,
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  mais disons que de le scanner peut nous permettre de faire tous ces scans en une seule fois,
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  et que ce soit le logiciel qui découpe avec un seul scan,
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  ok,
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  ce carton il contient telle pièce en telle quantité,
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  je fais ma validation.
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  C'est bon.
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  Voilà,
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  c'est tout ce que je voulais vous dire pour le code barre aujourd'hui.
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  Je trouve que cet outil est très sous-estimé par rapport à tout ce qu'il peut apporter en termes d'efficacité,
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  de fiabilité et de passage d'informations en interne comme en externe.
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  Franchement,
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  c'est le genre de truc hyper facile à imprimer,
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  hyper facile à générer et qui derrière peut vous apporter énormément de choses,
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  même dans les endroits où il est utilisé.
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  je pense qu'on n'a pas toujours idée
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  de tout ce qui pourrait nous apporter en plus.
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  Et d'ailleurs,
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  je trouve qu'on met très peu souvent d'étiquettes sur des emplacements,
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  alors que c'est le premier des détrompeurs qui pourrait,
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  comme je disais tout à l'heure,
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  aider à l'intégration de nouvelles personnes,
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  être sûr que je suis au bon endroit par rapport à ce qu'on m'a demandé de faire.
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  Je vous laisse sur ces réflexions,
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  et dites-moi si vous utilisez le code barre chez vous.
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  Et voilà,
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  c'est la fin de cet épisode d'Osez l'Efficacité.
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  Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé.
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  En tout cas,
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  si cet épisode t'a plu,
• 17:13
  n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles.
• 17:16
  Ça m'aide énormément.
• 17:17
  Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion.
• 17:22
  Je serai ravie d'échanger avec toi.
• 17:24
  Rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité.
• 17:29
  A très vite !