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Microsoft Viva Learning explicado: toda la formación de tu empresa en Microsoft Teams (Doblaje IA) · M365.FM – Podcast de Microsoft 365, Copilot e IA en español

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Bienvenidos a otro episodio de Microsoft Knowledge Nuggets aquí en M365FM.
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Soy su anfitrión Loic Peters. ¿Cuándo fue la última vez que su empresa le pidió completar un curso de capacitación? ¿Y a dónde fue para hacerlo?
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¿Fue un enlace en un correo, una carpeta de SharePoint que nadie actualiza, un portal antiguo con una contraseña que olvidó hace años?
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Esa fragmentación es la verdadera razón por la que fracasan los programas de aprendizaje. No es el contenido, sino el caos a su alrededor.
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El Knowledge Nugget de hoy trata sobre algo que probablemente ya tiene en su licencia de Microsoft 365.
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Viva Learning. Un lugar único dentro de Teams donde reside todo su aprendizaje, sin configuración adicional, ni costo extra para la mayoría de ustedes.
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Analizaremos qué es, de dónde proviene el contenido y cómo puede comenzar a usarlo hoy mismo.
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Programa del aprendizaje. Aquí está el plan.
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La mayoría de las organizaciones tienen la capacitación dispersa por Twitter.
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Carpetas de SharePoint con PDF antiguos, un LMS al que nadie recuerda cómo acceder, archivos adjuntos de correo con enlaces de YouTube y tal vez una unidad compartida con una subcarpeta llamada Capacitación 2022.
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Piénselo como tener materiales de capacitación dispersos en diferentes habitaciones edificios. Nunca sabe qué puerta abrir.
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El resultado es un desastre. Los empleados pierden tiempo buscando el curso correcto.
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Los gerentes no pueden realizar un segmento de datos.
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Y Recursos Humanos tiene idea de qué habilidades posee realmente la gente.
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El viejo modelo se parece a algo como este.
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Ve a este enlace.
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Mira este video. Enviame una captura de pantalla cuando termine.
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Es manual, desordenado y deficiente.
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Ahora bien, que está el detalle.
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El contenido en sí suele estar bien.
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El problema no es que la capacitación sea mala, es que nadie puede encontrarla.
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Cuando tienes que abrir un portal independiente, recordar otra contraseña y navegar por una interfaz distinta solo para ver un video de 10 minutos, la mayoría simplemente no lo hace.
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Lo pospondrán y se olvidarán.
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Eventualmente la fecha límite pase y nadie dice nada.
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Esta fragmentación es la verdadera razón por la que los programas de aprendizaje fallan.
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No es la calidad de los cursos ni la relevancia de los temas, sino la pura fricción de acceder a ellos.
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Entonces, ¿qué tal si el aprendizaje estuviera donde ya trabajas?
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¿Qué tal si no tuvieras que salir de tus herramientas diarias para encontrar la capacitación que necesites?
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Esa es la brecha que cubre Viva Learning.
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Reúne todo en un solo lugar para que no tengas que buscar.
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¿Qué es realmente Viva Learning?
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Entonces, ¿qué es exactamente Viva Learning?
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Seamos específicos.
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Viva Learning es un centro de aprendizaje integrado directamente en Microsoft Teams.
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No es un sitio web independiente, un nuevo inicio de sesión ni otra pestaña de navegador que debas mantener a ver.
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Abres Teams, hace clic en la aplicación Viva Learning y ahí están todos tus cursos en una sola vista.
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Eso.
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Piénsalo como un archivador digital para capacitación.
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Solo que, en lugar de cajones etiquetados por departamento o año, todo se puede buscar y está organizado según lo que es relevante para ti.
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No rebuscas sin carpetas ni preguntas por el enlace correcto.
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Realmente abres la aplicación y ahí está.
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Está la clave.
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Viva Learning no crea su propio contenido.
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Reúne cursos de múltiples fuentes.
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La biblioteca de Microsoft LinkedIn Learning si tienes licencias, las carpetas de SharePoint de tu empresa e incluso sistemas de gestión de aprendizaje de terceros, eh, terceros.
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Todas estas fuentes aparecen en un catálogo unificado dentro de Teams.
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No tienes que construir nada.
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Si tu organización tiene Microsoft 365, Viva Learning ya está disponible en tu inquilino.
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Simplemente no es textual.
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La mayoría de las personas no nota que está ahí esperando que un administrador acción al interno.
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Caruana de Microsoft confirmó esto en la administración.
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Ella dijo que muchos clientes no saben que Viva Learning viene incluido con su licencia.
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Es algo que muchos equipos pasan por aquí.
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La verdadera diferencia con los viejos portales de capacitación es que Viva Learning vive dentro de tu flujo de trabajo diario.
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No abandonas Teams PowerPoint.
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No abres un navegador separado ni inicias sesión en un sistema distinto.
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El aprendizaje se encuentra justo al lado de tus chats de un iniciativo.
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Es como tener una biblioteca dentro de tu oficina en lugar de conducir por toda la ciudad cada vez que necesitas un libro.
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La mayoría piensa que el aprendizaje es una actividad separada.
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Viva Learning lo convierte en parte de tu jornada laboral.
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Las calificaciones respaldan.
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En G2, Viva Learning obtiene una puntuación de 9.7 sobre 10 en facilidad de uso.
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Eso notablemente más alto que el 9.2 de LinkedIn.
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También lidera en compatibilidad móvil con 9.4 frente a 8.8.
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La razón es simple.
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Cuando no cambias de herramienta, el aprendizaje simplemente sucede.
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No tienes que programarlo ni acordarte de volver a él.
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Está ahí mismo en la aplicación que ya tienes abierta todo el día.
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En resumen, Viva Learning es un centro dentro de Teams que reúne cursos de Microsoft LinkedIn Learning y el contenido de tu propia empresa.
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Ya está incluido en tu licencia y hace que aprender sea tan fácil como revisar tu chat.
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Fuente de contenido 1.
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La biblioteca propia de Microsoft.
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La primera fuente de contenido es también la más fácil de activar.
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La biblioteca propia.
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Viva Learning viene con un catálogo integrado de Microsoft.
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Hablamos de miles de cursos, rutas de aprendizaje y academias listos para usarse al activar la función.
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Esto incluye contenido en Microsoft Learn, capacitación de Microsoft 365 y academias especializadas como Copilot Academy.
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No son conferencias de una hora.
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Son módulos cortos y prácticos que duran entre 5 y 15 minutos.
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Eso es intencional.
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Microsoft los diseñó para aprender durante el flujo de trabajo, no para reservar toda una tarde.
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Ves un módulo, aplicas lo aprendido y retomas tu día.
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Lo mejor de todo, no se requiere licencia adicional.
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Si tu organización tiene una licencia de Microsoft 365 que califique, la mayoría de los planes E3, E5 y Business Premium califican, esta biblioteca está incluida.
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No pagas extra ni te registras en una suscripción separada.
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Y hasta ahí, tomemos a Copilot Academy como ejemplo.
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Te guía paso a paso en el uso de Copilot en Word, Excel, Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365.
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Es práctico no teórico.
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Aprendese haciendo.
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Y debido a que Microsoft actualiza este contenido regularmente, cada vez que lanzan una nueva función de Copilot, no tienes que crear tus propios materiales de capacitación para mantenerte en línea.
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La academia se actualiza sola.
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El administrador puede habilitar proveedores específicos, pero la biblioteca predeterminada está lista desde el principio.
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No requiere configuración.
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No se necesita crear contenido.
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Solo activa el interruptor y tus empleados tendrán acceso a miles de cursos.
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Fuente de contenido 2.
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LinkedIn Learning.
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¿Pero qué pasa si quieres algo más que el contenido propio de Microsoft?
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Ahí es donde interviene LinkedIn Learning.
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LinkedIn Learning te da acceso a más de 16,000 cursos dirigidos por expertos que cubren negocios, tecnología y habilidades creativas.
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Piensa en gestión de proyectos, Python o hablar en público.
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Viva Learning te crea todo eso directamente en Teams, por lo que no necesitas un inicio de sesión separado.
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Si tu empresa ya tiene licencias de LinkedIn Learning, conectarlas a Viva Learning es solo un sencillo interruptor administrativo.
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No reconstruyes nada.
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No migras contenido.
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Solo conectas ambos sistemas y de repente todos los cursos de LinkedIn Learning aparecen junto al contenido de Microsoft en un catálogo unificado.
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Los empleados ven todo en un solo lugar, así que no tienen que recordar qué plataforma tiene cada curso.
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Es como se ve la consistencia.
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Los gerentes pueden asignar cursos de LinkedIn Learning a su equipo y hacer un seguimiento de progreso.
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Todo desde Teams.
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La misma interfaz que usan para los cursos de Microsoft.
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Los mismos reportes y el mismo flujo de trabajo.
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LinkedIn Learning deja de ser una suscripción aparte y se convierte en un recurso de capacitación integrado.
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Mira las calificaciones.
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Viva Learning obtiene una puntuación de 9.7 en facilidad de uso en comparación con el 9.2 de LinkedIn Learning.
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Esa diferencia proviene de eliminar la fricción de cambiar entre plataformas.
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La calidad del contenido es la misma.
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Ambas plataformas obtienen un 8.9 en calidad de biblioteca de contenido.
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Pero la experiencia de encontrarlo y usarlo es mucho más fluida en Viva Learning.
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Así que si tu organización ya paga por LinkedIn Learning, estás perdiendo valor si no lo conectas.
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Los cursos ya están ahí.
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Las licencias están pagadas.
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Solo necesitas conectar los puntos.
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Tercera fuente de contenido.
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Tu propio contenido.
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SharePoint.
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Pero la fuente de contenido más poderosa puede ser la propia, la capacitación que tu empresa ya creó.
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La mayoría de las organizaciones tienen materiales de capacitación internos guardados en algún lugar.
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Guías de bienvenida, documentos de políticas, videos de procesos y capacitación de cumplimiento que alguien dedicó semanas a crear.
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El problema es que este contenido suele vivir en una carpeta de SharePoint cuya ruta nadie recuerda o enterrado en una cadena de correos de hace 3 años.
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Viva Learning se integra directamente con SharePoint para resolver eso.
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Apuntas a una carpeta y el contenido queda disponible como objetos de aprendizaje dentro de Teams.
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Sin migración, sin reformateo, solo una carpeta de SharePoint y los permisos correctos y permisos correctos.
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Déjame darte los detalles especiales.
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Puedes importar hasta mil archivos sin necesidad de licencias adicionales.
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Es una carpeta de SharePoint, unos pocos clics en el centro de administración y toda tu biblioteca de capacitación interna aparece en Viva Learning.
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Los metadatos como la descripción, la duración y las etiquetas de habilidades se sincronican en 24 horas.
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Entonces, si tienes una carpeta con tu video orientación para nuevos empleados, tu vida de configuración de TI y tu PDF de cumplimiento anual, todos aparecen en Teams, organizados y fáciles de buscar.
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Esto significa que tu documento de bienvenida es tu vida de configuración de TI y tu capacitación de cumplimiento todo vive dentro de ti.
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Ya no hay que enviar enlaces por correo, ni adjuntar archivos y mensajes de Teams, ni decir, creo que está en la unidad compartida.
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Los empleados se encuentran en todo en el mismo lugar.
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El verdadero poder surge cuando combinas las tres fuentes, la biblioteca de Microsoft LinkedIn Learning y tu propio contenido de SharePoint.
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No compiten entre sí, se convierten en un solo catálogo.
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Un nuevo empleado inicia sesión en Teams, abre Viva Learning y ve el video de bienvenida de RR.
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El resumen de beneficios de LinkedIn Learning y el curso de cumplimiento obligatorio de Microsoft, todo sin salir de la aplicación.
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Sé la experiencia que hace que la gente realmente use la herramienta.
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La vista del gerente, asignaciones y seguimiento.
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Entonces, el contenido está ahí, listo para usarlo.
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Pero, ¿cómo usan esto realmente los gerentes?
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Viva Learning no es solo una biblioteca donde los empleados deambulan esperando encontrar algo útil.
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Los gerentes pueden asignar cursos a personas específicas o equipos completos.
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Desde Teams, un gerente navega por el catálogo, elige un curso, establece una fecha límite y listo, tres clics.
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Los empleados ven el aprendizaje asignado en su pestaña, mi aprendizaje dentro de Viva.
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Learning sin correos de recordatorio ni el incómodo.
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¿Ya viste ese video?
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Chat.
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La asignación aparece en la misma aplicación que usan para reuniones y mensajes, así que es difícil ignorarlo.
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Los gerentes pueden seguir el estado de finalización, quién terminó, quién está en proceso y quién no ha empezado.
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Esto reemplaza el viejo método de enviar un correo con un enlace y esperar lo mejor.
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Ahora, ¿realmente sabes cómo va tu equipo?
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Déjenme darles un ejemplo real.
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Un gerente global de ahorros e inversiones con unos 15,000 empleados implementó Viva Learning.
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En el primer día de su prueba piloto, las finalizaciones de aprendizaje obligatorio aumentaron un 3,000% en comparación con el trimestre anterior y no es un error del 3,000%.
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Eliminaron la fricción.
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El aprendizaje era fácil de encontrar y de asignar, por lo que las tasas de finalización se disparan.
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Los gerentes también pueden compartir cursos directamente en chats o canales de Teams.
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Si alguien pregunta cómo usar una función, un gerente puede enviar un enlace al curso relevante ahí mismo.
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El aprendizaje se vuelve parte natural de las conversaciones del equipo, no una tarea separada que se programa y se olvida.
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La idea clave es en sí.
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Cuando el aprendizaje es fácil de encontrar y asignar, las tasas de finalización aumentan.
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No porque el contenido sea mejor, sino porque el sistema deja de ser un obstáculo.
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¿Cómo encaja todo como sistema?
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Así que demos un paso atrás y veamos el parámetro.
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Viva Learning no es un solo producto que instala.
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Es una capa que conecta contenido, personas y herramientas.
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Las tres fuentes de contenido, la biblioteca de Microsoft, LinkedIn Learning y tus carpetas de SharePoint, se convierten en un catálogo unificado.
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Los empleados no ven tres pestañas o barras de búsqueda diferentes.
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Ven una lista de cursos, buscan una vez y encuentran lo que necesitan.
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La fuente no les importa.
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Lo que importa es que el curso esté ahí y pueden iniciarlo con un solo clic.
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La integración con Teams es lo que hace que esto funcione.
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Accedes a todo desde una sola aplicación, una interfaz y un inicio de sesión, sin cambiar de contexto ni recordar qué plataforma tiene el curso que necesitas.
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Tu aprendizaje vive en el mismo lugar que tus reuniones, tus chats y tus archivos.
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No es una actividad separada que debas programar, es parte de cómo trabajas.
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Y las funciones de gestión convierten el aprendizaje de una biblioteca pasiva en una herramienta activa.
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En lugar de esperar que los empleados encuentren los cursos adecuados, por su cuenta, los gerentes pueden decir que me realizan un signo.
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Ver quién progresa y quién necesita un empujón.
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Así el aprendizaje se convierte en algo que gestiona, no solo que ofreces.
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El resultado es un sistema donde el aprendizaje deja de ser una tarea tediosa y se vuelve parte de tu flujo de trabajo.
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No bloqueas toda una tarde para capacitarte.
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Pasas 10 minutos entre reuniones viendo un módulo.
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Compartes un curso en un chat de equipo porque alguien hizo una pregunta.
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Completas un curso asignado porque apareció en tu pestaña de aprendizaje, no porque recibiste un correo recordatorio que ignoraste.
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Piénsalo como un servicio de streaming para capacitación.
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No te importa que estudies el programa, solo quieres verlo.
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Viva Learning hace eso con la capacitación de tu empresa.
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La fuente es invisible, lo que importa es el contenido.
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Aquí está la cuestión, la mayoría de las organizaciones ya tienen el contenido realizado.
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Solo necesitan conectar los puntos.
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La biblioteca de Microsoft está incluida, LinkedIn Learning probablemente ya esté pagado y tus carpetas de SharePoint ya existen.
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Las piezas están todas ahí.
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Viva Learning es el pegamento que las mantiene unidas.
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Cuando lo ves como un sistema, el valor se vuelve evidente.
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Menos búsquedas, más aprendizaje, mejor seguimiento y todo funciona dentro de la aplicación que tus empleados ya usan todo el día.
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Tus próximos pasos.
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Entonces, ¿qué debes hacer a continuación?
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Déjame darte 5 pasos para comenzar.
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Paso 1.
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Verifica si Viva Learning ya está disponible en tu inquilino.
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Abre Microsoft Teams, haz clic en los tres puntos en la parte inferior de la barra de navegación izquierda y escribe Viva Learning en el cuadro de búsqueda.
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Si aparece, ya estás listo.
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Si no, pídele a tu administrador que lo habilite.
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Eso toma unos 30 segundos.
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Paso 2.
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Conecta tus fuentes de contenido.
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En la pestaña de administración de Viva Learning activa Microsoft Learning.
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Es gratis e instantáneo.
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Si tu organización tiene licencias de LinkedIn Learning, activalas también.
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Luego, apunta a tu carpeta de capacitación en SharePoint y el sistema.
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Ingerirá hasta mil archivos sin licencias adicionales.
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Los metadatos se sincronizan en 24 horas.
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Paso 3.
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Ancle Viva Learning Teams.
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Hará clic derecho en el icono de la aplicación y ancleálo en la barra de Skype.
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Eso le permite acceder con un clic cada vez que abra Teams.
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Ya no tendrá que buscarlo, siempre estará ahí.
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Paso 4.
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Empiece poco a poco.
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No intente crear un programa de capacitación completo el primer día.
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Asigne un curso a su equipo esta semana.
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Algo sencillo como Copilot Academy, que es práctico y breve.
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Un módulo de incorporación para nuevos empleados si tiene uno.
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El objetivo es que las personas usen la herramienta, no cubrir todo a la vez.
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Paso 5.
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Crea un hábito.