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SharePoint Premium (Syntex) erklärt: Dokumente automatisieren, Governance stärken, Copilot nutzbar machen (KI-Synchronfassung) · M365.FM – Microsoft 365, Copilot & KI Podcast auf Deutsch

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  Wie liegt das eigentliche Problem?
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  Microsoft gibt an, dass täglich etwa 2 Milliarden neue Dokumente in Microsoft 365 erstellt werden.
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  In diesem Ausmaß häufen sich Inhalte nicht nur an, sie begraben Teams regelrecht unter sich.
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  Die meisten von uns verbringen mehr Zeit damit, Dateien zu korrigieren, zu taggen oder zu suchen, als sie tatsächlich zu nutzen.
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  Genau diesen betrieblichen Ballast soll SharePoint Premium beseitigen.
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  Anstatt einer weiteren Ablage nutzt es KI-Modelle, um Inhalte zu extrahieren, zu kennzeichnen und vorzubereiten,
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  damit Co-Pilot sinnvoll damit arbeiten kann.
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  Wir zeigen euch die drei Säulen, Erfolge aus der Praxis und sogar die Lizenzpfeilen.
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  Aber zuerst, warum dieses Umbenennungschaos?
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  Rebranding, nachdem niemand gefolgt.
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  Warum hat Microsoft Syntax in SharePoint Premium umbenannt?
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  Es wirkt, als würde in Redmond jedes Quartal am Glücksrad für Markennamen gedreht.
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  Ein Monat heißt es Syntax, dann sieht man SAM, SharePoint Advanced Management und plötzlich ist es Premium.
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  Die Verwirrung ist vor Primär.
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  Die Führungsebene glaubt, für ein völlig neues Produkt zu zahlen, Nutzerdenken ist eine neue App
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  und wir Admins dürfen Dokumentationen umschreiben und Tickets beantworten,
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  warum ein Name plötzlich aus der Lizenzliste verschwunden ist.
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  Hier ist jedoch der Haken. Es ist nicht bloß wieder ein sinnloses Branding-Chaos.
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  Diesmal steckt ein echter architektonischer Grund hinter dem Lärm.
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  Es ist wichtig, eine Sache sofort klarzustellen.
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  Syntax ist nicht verschwunden.
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  Die Funktionen wie Dokumentenverarbeitung, Content Assembly, OCR und Taxonomie-Tagging sind weiterhin vorhanden.
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  Sie wurden lediglich zusammen mit SharePoint Advanced Management in SharePoint Premium integriert,
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  um eine einheitliche Plattform zu schaffen.
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  Anstatt also separate Bereiche für KI-Modelle, Governance-Richtlinien und Management-Kontrollen zu jonglieren,
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  fasst Microsoft sie unter einer Marke und einem technischen Rahmen zusammen.
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  Und hier ist der Lizenzschlüssel, den ihr euch merken solltet.
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  SharePoint Premium vereint die ehemaligen Syntax-Dienste und SharePoint Advanced Management.
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  Dienste zur Inhaltsverarbeitung bleiben nach dem PSU-Go-Modell verfügbar.
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  Und einige der neuen Erlebnisse wie bestimmte Content-Apps werden pro Benutzer lizenziert.
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  Das ist kein Gerücht, sondern das neue Modell.
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  Natürlich bedeutet das aus Sicht der Admins immer noch viel Aufwand.
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  Wir sind diejenigen, die zum fünften Mal erklären müssen, warum Syntax nicht mehr in der Kaufhistorie auftaucht,
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  Adoptionsleitfäden neu schreiben und Governance-Tabellen anpassen, um Compliance-Checklisten zu erfüllen.
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  Es ist anstrengend, aber die schlauere Sichtweise ist, dass der Name hier der unwichtigste Teil ist.
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  Microsoft legt eigentlich ein Fundament, auf dem KI-gestützte Workflows, Co-Pilot und Governance
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  über ein gemeinsames Nervensystem laufen, anstatt über verstreute Organe.
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  Anstatt über verstreute Organe.
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  Die Umbenennung ist im Grunde nur ein neues Etikett auf dieser zugrunde liegenden Vereinheitlichung.
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  Was ist F-Zer-Force?
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  Denkt daran, wie die einzelnen Teile früher funktioniert haben.
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  Früher hatten sie die Dokumentenklassifizierung in einem Bereich, Zugriffsrichtlinien in einem anderen
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  und Co-Pilot versuchte an anderer Stelle die Zusammenhänge zu verstehen.
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  Jedes funktionierte für sich, aber nicht im Einklang.
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  SharePoint Premium bricht diese Silos auf und verbindet sie mit demselben Gehirn.
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  Das Ergebnis, Inhalte durchlaufen, KI-Klassifizierung, Richtlinien-Compliance und Co-Pilot-Vorbereitung
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  als ein durchgängiger Workflow statt als eine Ansammlung unzusammenhängender Aufgaben,
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  um die sich separate Administratoren kümmern müssen.
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  Das klingt nicht nur besser, es ist auch leistungsfähiger.
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  Ein reales Beispiel bestätigt.
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  Bei einem Pilotprojekt der London Stock Exchange Group nutzten rund 40 Analysten die Plattformen
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  und erlebten einen drastischen Rückgang ihres Arbeitsaufwands bei der Dokumentenverarbeitung.
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  Was früher etwa 15-20 Stunden pro Woche und Analysten in Anspruch nahmen, wurde auf etwa 16-19 Minuten reduziert.
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  Niemand in der IT schreibt solche Skripte zum Spaß.
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  Das sind Stunden an manueller Arbeit, die durch KI-OCR und Workflow-Automatisierung auf der SEM-Plattform wegfallen.
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  Für Administratoren bedeutet das weniger Probleme bei fehlerhafter Verschlagwortung,
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  deutlich weniger E-Mails von Endnutzern, die ihre Dateien nicht finden
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  und weniger Brandbekämpfung bei defekten manuellen Prozessen.
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  Das ist greifbar.
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  Hier ist das Bild in einfachem Wort.
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  SharePoint Premium ist keine neue App, die Sie nachträglich in Ihre Umgebung einbauen müssen.
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  Es ist das Bindegewebe, das durch die Microsoft 365-Inhalte verläuft.
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  Syntex lebt darin, SAM lebt darin und Copilot hängt davon ab.
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  Microsoft hat zwar einen neuen Namen vergeben, aber die Motivation war nicht nur ein komödiantisches Rebranding.
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  Es geht darum, sicherzustellen, dass das KI-Gehirn, das Governance-Immunsystem
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  und die Workflow-Muskeln alle auf der Basis derselben Signale arbeiten.
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  Wenn man es so betrachtet, ist Premium weniger eine Umbenennung,
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  sondern die Zielplattform, auf der Microsoft uns alle sehen möchte.
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  Auch wenn die Witze über Umbenennungen nie alt werden und wir alle bei diesem Branding-Roulette mit den Augen rollen.
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  Was wirklich zählt, ist, dass Premium alles in einem System vereint.
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  Und genau dieses System bestimmt, wie Ihre Benutzer täglich mit Dokumenten arbeiten.
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  Denn letztendlich ist es Ihren Benutzern egal, wie Microsoft es nennt.
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  Sie interessieren sich dafür, was Ihre Dateien tatsächlich können, sobald sie in SharePoint landen.
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  Und genau darauf müssen wir uns als nächstes konzentrieren.
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  Keine weitere Müllhalde, sondern Dokumente, die endlich für die Menschen arbeiten, anstatt sie zu belasten.
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  Content Experiences, das Gehirn des Systems
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  Sprechen wir über Content Experiences, das Gehirn im Zentrum von SharePoint Premium.
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  Es geht hier nicht um mehr Ordner oder hübschere Menüs,
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  sondern darum, Intelligenz in die Art und Weise zu integrieren, wie Benutzer mit Dateien arbeiten,
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  damit sie nicht im Chaos versinken oder den halben Tag mit der Suche nach der neuesten Vertragsversion verschwenden.
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  Jahrelang haben wir alle dasselbe Spiel gespielt und Ordnerstrukturen aufgebaut,
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  in denen die Finanzabteilung Rechnungen von 2021 unterbezahlt verarbeitet ablegte,
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  während die Personalabteilung Richtlinien in Archiviert nicht löschen in ihren Silos verstaute.
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  Namenskonventionen wurden ignoriert, Metadatenfelder vernachlässigt
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  und am Ende lag der endgültige Entwurf endgültig direkt neben dem Entwurf.
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  Das gesamte System war im Grunde eine digitale Rumpelkammer.
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  Premium ändert diese Gleichung, indem es uns echte Content-Erlebnisse bietet, die wie ein Gehirn fungieren.
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  Sie organisieren, priorisieren und speisen Kontext zurück in das System ein.
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  Das anschaulichste Beispiel ist die Business Documents App, die direkt in Teams integriert ist.
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  Das ist keine Theorie, sondern ein echtes Tool von Microsoft,
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  das Anwendern einer einheitlichen Ansicht kritischer Dokumente wie Verträge,
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  Leistungsbeschreibungen, Bestellungen und Rechnungen bietet.
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  Statt zwölf Bibliotheken zu durchsuchen, erhalten sie eine zentrale Ansicht,
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  komplett mit Warnmeldungen für auslaufende Verträge oder Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
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  Noch besser, es unterstützt die Inhaltserstellung in Word,
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  sodass Benutzer neue Verträge aus Vorlagen erstellen können, um das Rad neu erfinden zu müssen, ohne das Rad nicht.
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  Es ist der Unterschied zwischen dem Bewältigen von Chaos und dem tatsächlichen Erledigen der Arbeit.
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  Denken Sie nun an die Arbeit außerhalb der Firewall.
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  Früher bedeutete das, SIP-Dateien mit Anbietern hin und her zu mailen oder, noch schlimmer,
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  punktuellen Zugriff auf einen zufälligen Sharepoint-Ordner zu gewähren und darauf zu hoffen, dass die Berechtigungen halten.
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  In Premium erhält die externe Zusammenarbeit mit dem Dokumentenportal eine professionelle Lösung.
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  Sie können gebrandete externe Websites erstellen, um ausgewählte Dokumente mit Lieferanten,
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  Anbietern oder Kunden zu teilen, inklusive integrierter Sicherheits- und Identitätsverwaltung.
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  Das bedeutet eine sauberere Zusammenarbeit, weniger Fehlerbehebung und deutlich weniger Anrufe von Partnern,
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  die keinen Zugriff erhalten.
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  Dann gibt es noch den neuen integrierten Dateibetrachter.
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  Dieses Tool dient nicht nur zum Öffnen von Word-Dokumenten, es unterstützt über 400 Dateitypen.
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  CAD-Zeichnungen, PDFs, Bilder, Videos, alles funktioniert in einem einheitlichen Viewer.
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  Und hier ist der Clou.
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  Diese Dateien liegen dort nicht einfach nur.
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  Sie können Anmerkungen hinzufügen, Kollegen markieren, Kommentare hinterlassen und Aufgaben direkt in fast allen Formaten zu.
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  Das Markieren eines PDFs erfolgt sofort.
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  Bei der Überprüfung einer Zeichnung können Sie das Beschaffungswesen direkt nennen.
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  Wenn man das auf alle unterstützten Formate hochrechnet, müssen Benutzer nicht mehr ständig zwischen Kontexten wechseln,
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  sondern können einfach arbeiten.
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  Deshalb nennen wir es immer wieder das Gehirn.
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  Es filtert das Rauschen, hebt das Wesentliche hervor und ermöglicht es den Menschen, kontextbezogen zu handeln.
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  Man muss sich nicht mehr darauf verlassen, dass jemand an einen auslaufenden Vertrag denkt, der in Excel versteckt ist.
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  Das System hebt diesen hervor und benachrichtigt sogar die richtigen Personen.
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  Die Zusammenarbeit entwickelt sich vom ungezielten Dateiaustausch hin zu einer strukturierten, interaktiven Zusammenarbeit,
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  die tatsächlich Intelligenz zurück in die Plattform speist.
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  Es gibt zudem einen direkten Vorteil für Administratoren.
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  Anstatt ihre Governance-Kämpfe in die Welt fehlerhafte Ordnerstrukturen und ignorierter Metadatenregeln zu verlagern,
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  erzwingen diese Content-Erlebnisse Konsistenz durch ihre Funktionsweise.
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  Die Geschäftsdokumente-App funktioniert nur, wenn Inhalte klassifiziert sind.
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  Das Dokumentenportal teilt nur das, was ordnungsgemäß getaggt ist.
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  Der Viewer erfasst Zusammenarbeitsdaten direkt an der Datei.
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  All diese Kontaktpunkte generieren die Metadaten und den Kontext, die Co-Pilot benötigt.
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  Ohne das rät Co-Pilot bei den Antworten nur.
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  Damit kann Co-Pilot tatsächlich nützliches Wissen liefern statt Müll.
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  Stellen Sie sich vor, wie anders das ist als die alte Gelb markieren und hoffen, dass es jemand bemerkt Methode.
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  Ein Vertrag, der in das Portal gelangt, wird automatisch getaggt, in Teams angezeigt,
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  auf Ablaufdaten überwacht und mit Warnungen weitergeleitet.
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  A. Der Lebenszyklus ist von Anfang bis Ende sichtbar, ohne auf manuelle Überwachung angewiesen zu sein.
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  Das entlastet die Benutzer und gibt IT und Compliance endlich ein System, das sich nicht widersetzt.
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  Einfach ausgedrückt, SharePoint war früher der teuerste Aktenschrank der Welt.
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  Mit Premium beginnt es, wie ein aktives Gehirn zu agieren.
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  Es erkennt wichtige Dateien, hebt sie hervor, macht sie interaktiv und strukturiert den Inhalt für nachgelagerte Tools.
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  Dateien sind keine passiven Datenmengen auf Laufwerken mehr, sondern fungieren als Live-Inputs für Prozesse.
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  Und das bereitet den nächsten Schritt vor, denn das Gehirn ist nur ein Teil des Ganzen.
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  Sobald Inhalte aufgetaucht sind, müssen sie noch in nutzbare Daten, saubere Metadaten, strukturierte Formate und konsistente Extraktionen verarbeitet werden.
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  Ohne diese Muskeln, die die Last tragen, kann das Gehirn nicht viel ausrichten.
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  Und genau dort beginnt die echte Schwerstarbeit.
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  Inhaltsverarbeitung, die Muskeln, die die Arbeit erledigen.
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  Lassen Sie uns nun zu den Schwerstarbeitern in dieser Geschichte kommen, der Inhaltsverarbeitung, den eigentlichen Muskeln hinter SharePoint Premium.
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  Hier verdient die Plattform ihr Geld, denn statt Armeen von Mitarbeitern, die Dateien falsch taggen und Metadatenfelder nur halb ausfüllen, haben sie KI-Modelle, die die Ochsenarbeit konsistent skaliert und ohne Murren über Überstunden erledigen, skaledigen.
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  Denken Sie daran, wie es früher lief.
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  Jemand in der Buchhaltung klatschte 1.2023 auf eine Rechnung.
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  Jemand anderes tippte bezahlt.
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  Ein Dritter ließ das Feld leer.
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  OCR lief gerade gut genug, um Zahlen wie antike Runen falsch zu lesen.
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  Und natürlich war dieser kritische Vertrag unter falsch beschrifteten PDFs begraben, bis eine Frist verstrichen.
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  Die Suche war nicht viel besser.
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  Rechnung einzugeben, ergab einen Heuhaufen aus irrelevantem Müll.
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  Das war kein Informationsmanagement, das war Chaos in Zeitjubel.
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  Premium stellt diese gesamte Routine auf den Kopf.
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  Bei der Dokumentenverarbeitung geht es hier nicht um Spielereien, sondern um die wichtigsten Muskelgruppen, vorgefertigte oder trainierbare KI-Modelle zur Klassifizierung von Dokumenten,
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  Metadatenextraktion, die Spalten wie Anbieter, Gesamtsumme und Fälligkeitsdaten.
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  Automatisch ausfüllt, OCR und Bildtagging, das Scans sofort durchsuchbar macht,
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  Inhaltszusammenstellung zur Generierung neuer Dokumente,
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  PI-Erkennung für Compliance-Kennzeichnungen, Schwärzungstools
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  und sogar Übersetzungen, wenn Dateien nicht auf Englisch eingehen.
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  Das ist die vollständige Anatomie von Muskelgruppen, die Sie am Arbeiten.
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  Das Endergebnis, ein Chaos aus unstrukturierten Dateien, wird in Sekunden zu Strukturierung wissen.
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  Statt falsch eingegebener Metadaten und Ordnern, die wie auf dem Dachboden gehortet werden,
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  haben Sie nun korrekt getagte durchsuchbare Inhalte.
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  Und genau davon leben Co-Pilot und der Rest von M3-560.
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  Saubere, zuverlässige Eingaben.
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  Menschen sind großartig darin, Beurteilungen zu treffen.
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  Sie sind jedoch schrecklich darin, 1000 Rechnungen ohne Fehler zu etikettieren.
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  Hier nimmt Ihnen die KI diese Last ab.
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  Wir haben bereits den Beweis, dass es sich aussah.
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  Die London Stock Exchange Group führte ein Pilotprojekt mit etwa 40 Analysten durch
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  und verkürzte die Bearbeitungszeit für 250 Dokumente von rund 15 Stunden auf 60 bis 90 Minuten.
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  Das war kein Rundungsfehler, das war eine Einsparung von fast 1.140 Tagen menschlicher Arbeit
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  in einer einzigen Woche für das gesamte Team.
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  Dann gibt es noch die Partner Incentive Operations Group von Microsoft,
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  die Inhaltszusammenstellung zur Automatisierung der Briefgenerierung nutzte.
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  Allein dieses eine Projekt sparte Ihnen mehr als 6000 Stunden pro Jahr.
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  Kombinieren Sie diese Fakten mit dem reduzierten Fehlerrisiko und das ist glasklar.
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  Das ist in ernsthafter ROE keine bloßen Feature-Folien.
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  Administratoren sorgen sich immer vor Modellkarten.
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  Plötzlich hat man einen Zoo aus zufälligen KI-Vorlagen, die außer Kontrolle geraten.
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  Beugt ihm mit dem Content Center vor.
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  Sie können Modelle von einem zentralen Hub aus verwalten und verteilen,
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  sodass Sie Ihr Bestand nicht unkontrolliert über Abteilungen ausbreiten.
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  Beginnen Sie mit den vorgefertigten Modellen.
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  Sie sind kostengünstig einfach und decken die meisten Szenarien ab.
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  Fügen Sie dann benutzerdefinierte Modelle hinzu und etwas Einzigartiges auf.
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  Und hier ist ein Bonus.
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  Microsoft gibt an, dass Ihre vorgefertigten Modelle nicht mit Kundendaten trainiert werden.
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  Diese Beruhigung ist wichtig, wenn Sie entscheiden,
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  ob es sicher ist, sie tatsächlich für sensible Daten zu testen.
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  Sobald Sie diese Muskeln spielen lassen, verbessert sich das Gesamtsystem sofort.
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  Strukturierte Metadaten fließen nun in Power Automate und Power Apps,
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  wo Sie Dashboards und Workflows erstellen können, die keine Notlösungen mehr benötigen.
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  Die Suche funktioniert endlich so, wie sie soll.
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  Compliance-Berichte führen Sie nicht mehr in die Irre.
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  Und Ihre Endbenutzer erhalten endlich Inhalte, denen Sie vertrauen können,
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  ohne jedes Mal manuell Spalten neu erstellen zu müssen.
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  Wir sollten bei den unbesungenen Helden hier innehalten,
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  Metadatenextraktion und Tagging.
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  Niemand spricht gerne darüber, aber wenn Sie automatisiert sind,
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  bilden Sie das Rückgrat für alles andere.
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  Saubere Daten speisen Workflow.
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  Konsistentes Tagging macht Inhalte auffindbar.
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  Eine bessere Struktur sorgt dafür, dass Co-Pilot relevantes Wissen nutzt, statt nur zu raten.
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  Es gibt einen direkten Weg von automatisierten Prozessen zu intelligenteren KI-Ergebnissen.
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  Ein wichtiger Hinweis, Macht ohne Kontrolle führt schnell zu Problemen.
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  Wenn Ihre Modelle automatisch Hunderttausende von Dateien klassifizieren, ist das fantastisch,
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  sofern Sie auch Richtlinien haben, die den weiteren Verlauf überwachen.
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  Die Kraft, die Rückstände abbaut, kann auch Risiken durch zu freie Freigaben,
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  Compliance-Lücken und Lebenszyklusprobleme schaffen, wenn man sie nicht absichert.
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  Das führt uns zum nächsten Teil der Geschichte.
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  Denn ein so starkes System braucht jemanden an der Tür, der die Falschen draußen hält
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  und sicherstellt, dass sensible Daten nicht im falschen Posteingang landen.
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  Nicht Content Governance, der Tür stehe am Eingang.
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  Jedes starke System braucht mehr als nur Kraft.
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  Es braucht jemanden an den Türen, der sicherstellt, dass nur die Richtigen hineingelangen.
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  Hier kommt Content Governance ins Spiel, der wahre Türsteher,
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  der verhinderter SharePoint-Premium zum wilden Besten wird.
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  Denn die Wahrheit ist, übermäßige Freigaben sind der stille Killer in jedem Tenant.
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  Ein unbedachter Klick genügt und schon haben externe Auftragnehmer oder Anbieter
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  Zugriff auf Dateien, die sie nie hätten sehen dürfen.
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  Wir haben alle erlebt, wie sich Websites wie Unkraut vermehren.
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  Jedes neue Projekt startet ein Team, jedes Team erstellt eine SharePoint-Zeit.
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  Und ehe man sich versieht, ertrinkt man in veralteten Bibliotheken,
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  vergessenen Berechtigungen und Links, die schneller von jeder in der Organisation
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  zu jeder mit dem Link wurden, als man Compliance Audits sagen kann.
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  Niemand verursacht absichtlich ein Datenleck,
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  aber Wildwuchs plus menschliches Versagen führt unweigerlich zu Problemen.
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  Seien wir ehrlich, Erinnerungen an einen vorsichtigen Umgang mit Links
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  funktionieren etwa so gut, wie Benutzer zu bitten, nicht auf Phishing-Mails zu klicken.
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  Die Schwerkraft lässt sie nicht aufhalten, man muss sie einplanen.
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  Wenn man rohe Automatisierungen ohne Leitplanken in diese Umgebung einbringt,
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  wächst das Chaos einfach weiter.
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  KI wird bereitwillig, falsche Etikettierungen beschleunigen,
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  schlechte Dateien in den Fokus rücken
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  und fehlerhafte Berechtigungen auf hunderte von Websites verbreiten.
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  Deshalb verdient Governance eine eigene Säule in Premium
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  und ist nicht nur ein bloßer Punkt auf der Liste.
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  Und hier gibt uns Microsoft endlich die richtige Unterstützung an die Hand.
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  Berichte zur Datenzugriffs-Governance,
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  Überprüfung von Website-Zugriffen,
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  eingeschränkte Zugriffskontrolle,
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  KI-gestützte Richtlinienempfehlungen
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  und sogar Einblicke in Inhaltsereignisse arbeiten zusammen,
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  um Inhalte dort zu halten, wo sie hingehören.
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  Beginnen Sie mit den Berichten zur Datenzugriffs-Governance,
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  den sogenannten Deagible-Port.
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  Diese beleuchten potenzielle Überfreigaben,
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  indem Sie markieren, welche Websites weit offen sind,
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  wo Vertraulichkeitsbezeichnungen nicht zu den Richtlinien passen
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  und wo die Datenschutzeinstellungen von Teams verbundenen Websites nicht stimmen.
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  Es ist, als würde man im Keller das Flutlicht einschalten.
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  Endlich können Sie sehen, wer tatsächlich Zugriff hat
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  und ob das Ganze überhaupt sinnvoll ist.
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  Zugriffsüberprüfungen für Websites gehen noch weiter
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  und ermöglichen es der IT,
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  Prüfungen gemeinsam mit den Inhabern von Inhalten anzustoßen,
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  sodass Berechtigungen regelmäßig validiert werden,
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  statt nur einmal pro Jahrzehnt.
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  Und die eingeschränkte Zugriffssteuerung
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  ist der absolute Sicherheitsstuck.
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  Sie sperrt Inhalte,
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  sodass nur vorab genehmigte Sicherheitsgruppen
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  darauf zugreifen können,
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  selbst wenn niemand versucht, sie breiter zu teilen.
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  Die Analogie mit dem Nachtclub passt perfekt.
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  Der AG ist die Gästeliste,
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  Zugriffsüberprüfungen sind die Ausweiskontrolle
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  und werfen Sie die richtigen Leute rein
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  und werfen Sie alle raus, die nicht dazugehören.
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  Niemand beschwert sich über einen guten Türsteher.
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  Man weiß, dass ja der Grund dafür ist,
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  dass der Laden nicht im Chaos versinkt.
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  KI hilft sogar bei der Governance selbst.
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  Premium fügt KI-gestützte Richtlinienempfehlungen hinzu,
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  die gut verwaltete Websites mit anderen
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  eher Mandantenabgleichen und Kulturen vorschlagen,
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  um sie anzugleichen.
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  Anstatt dass Administratoren Einstellungen manuell durchsuchen,
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  markiert das Systembereiche,
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  in denen Richtlinien verschärft werden sollten.
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  Darüber hinaus taucht Copilot direkt
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  im SharePoint Admin Center auf.
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  Fragen Sie einfach,
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  zeigen wir Websites ohne Klassifizierung.
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  Oder finde inaktive Websites,
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  die ich archivieren sollte.
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  Anstatt PowerShell tot,
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  erhalten Sie in Sekunden umsetzbare Erkenntnisse
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  und können Ihre Zeit mit wichtigen Entscheidungen verbringen,
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  statt durch endlose Admin-Menüs zu klicken.
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  Und hier ist ein pragmatischer Aspekt,
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  den Ihr Finanzteam lieben wird.
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  Microsoft 365 Archiv.
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  Nutzen Sie es, um alte Teams und SharePoint-Websites
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  in günstigen Archivspeicher zu verschieben.
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  Metadaten und Compliance bleiben erhalten,
• 15:03
  aber Sie verschwenden keine teuren Speicher
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  und Indexierungskosten für ein Projekt von vor fünf Jahren.
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  Ein saubererer Mandant, geringere Kosten,
• 15:08
  kein Compliance-Risiko.
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  Es ist der langweilige, aber notwendige Teil der Governance,
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  der Ihnen den CFO vom Hals hält.
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  Lassen Sie uns dies mit einem Szenario verdrücken.
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  Die Finanzabteilung teilt einen Ordner mit externen Auftrag.
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  Darin verborgen Bonuszahlungen und Steuer-IDs.
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  Mit klassischem SharePoint würden Sie dieses Leck
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  erst beim Audit oder noch schlimmer in den Schlagzeilen bemerken.
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  Mit Premium meldet DAC dies sofort.
• 15:27
  Sie führen eine Zugriffsüberprüfung durch,
• 15:28
  schränken die Berechtigung ein
• 15:29
  und das Problem ist behoben, bevor es sich ausbreitet.
• 15:32
  Der Unterschied ist nicht theoretisch,
• 15:33
  es ist die Bereinigung vor der Katastrophe
• 15:34
  statt Schadensbegrenzung im Nachhinein.
• 15:36
  Das wahre Gleichgewicht besteht darin,
• 15:38
  um die Extreme zu vermeiden.
• 15:39
  Wenn Sie bei der Governance zu nachlässig sind,
• 15:40
  wird Ihr Mandant ein einziges Chaos.
• 15:42
  Wenn Sie zu streng sind, rebellieren die Nutzer,
• 15:43
  weil sie nichts tun können, ohne die IT anzubetteln.
• 15:46
  SharePoint Premium findet genau den Mittelweg.
• 15:48
  Der Governance-Türsteher erledigt die schwere Arbeit.
• 15:51
  Aber innerhalb des Clubs können sich die Benutzer
• 15:52
  weiterhin schnell und ohne ständige Hindernisse bewegen.
• 15:55
  Kombinieren Sie automatisierte Klassifizierungen
• 15:57
  mit Zugriffsüberprüfungen und eingeschränkten Zugriffsrichtlinien
• 15:59
  und plötzlich ist Automatisierung kein Risikoverstärker mehr,
• 16:01
  sondern ein Sicherheitsnetz.
• 16:02
  Zusammengenommen schließt dieser Governance-Pfeiler den Kreis.
• 16:05
  Inhalte werden strukturiert,
• 16:06
  Berechtigungen bleiben sinnvoll
• 16:07
  und die KI erhält ein sicheres Fundament.
• 16:10
  Und genau das führt zur nächsten großen Frage,
• 16:12
  denn Struktur allein ist nicht der Punkt.
• 16:14
  Der wahre Test ist,
• 16:14
  ob all diese gut beschrifteten,
• 16:16
  ordnungsgemäß verwalteten Dateien
• 16:17
  in KI-Copiloten wirklich nützlich machen
• 16:18
  oder ob er immer noch nur ein ahnungsloser Praktikant ist,
• 16:20
  der wilde Vermutungen anstellt.
• 16:22
  Warum Co-Pilot endlich nützlich wird?
• 16:25
  Hier zeigt sich das Ergebnis.
• 16:26
  Co-Pilot fängt endlich an,
• 16:27
  seine Arbeit zu erledigen,
• 16:28
  wenn SharePoint Premium ihn mit dem richtigen Kontext versorgt.
• 16:31
  Das Version-Beispiel von Microsoft ist direkt.
• 16:33
  Stellen Sie sich vor,
• 16:34
  Sie tippen, finde alle Rechnungen für Fabrikamen
• 16:36
  über 10.000 Dollar aus dem Jahr 2023
• 16:38
  und sende Kopien an die Finanzabteilung.
• 16:40
  Dieser Befehl funktioniert nur,
• 16:42
  wenn die Rechnungen bereits klassifiziert,
• 16:43
  Beträge extrahiert und Metadaten ausgefüllt sind.
• 16:46
  Ohne strukturierte Inhalte
• 16:47
  bitten Sie eine KI nur darum,
• 16:48
  in Müllschubladen zu wühlen,
• 16:49
  in der Hoffnung,
• 16:49
  dass sie zufällig auf die richtige Datei stößt.
• 16:51
  Das ist die Lücke,
• 16:52
  die die meisten Tenants derzeit haben.
• 16:54
  Sie kaufen die Co-Pilot-Lizenzen,
• 16:55
  führen der Führungsebene glänzende Demos vor
• 16:57
  und erwarten Magie.
• 16:58
  Stattdessen läuft die erste echte Abfrage
• 16:59
  komplett aus dem Ruder.
• 17:00
  Fragen Sie nach Lieferantenverträgen,
• 17:02
  die in diesem Quartal auslaufen
• 17:03
  und Co-Pilot liefert ein halbes Dutzend PDFs,
• 17:05
  die Besprechungsnotizen von jemandem
• 17:06
  und vielleicht ein E-Mail,
• 17:07
  in der die Vertragsverlängerung erwähnt wurde.
• 17:09
  Die Endnutzer sind frustriert,
• 17:10
  die Führungsebene beäugt die IT skeptisch
• 17:12
  und alle fragen sich,
• 17:13
  warum der teure Assistent
• 17:14
  wie ein Kleinkind betreut werden muss.
• 17:16
  Der Grund ist klar,
• 17:17
  Co-Pilot ist nicht kaputt,
• 17:18
  das Fundament ist es.
• 17:20
  Hohe Daten ohne Metadaten
• 17:21
  sind für die KI unlesbar.
• 17:23
  Premium behebt das,
• 17:24
  in dem Rechnungen mit Anbieter,
• 17:25
  Bestellnummer,
• 17:25
  Betrag und Fälligkeitsdatum
• 17:27
  versehen werden.
• 17:28
  Es klassifiziert Verträge so,
• 17:29
  dass Ablaufdaten
• 17:29
  in Tagskorrekt ausgerichtet sind.
• 17:31
  Das führt OCR auf alten PDFs durch,
• 17:32
  sodass sie durchsuchbar sind.
• 17:33
  Geben Sie das an Co-Pilot weiter
• 17:35
  und plötzlich wirken die Antworten
• 17:36
  nützlich statt zufällig.
• 17:37
  Denken Sie an einen Manager,
• 17:38
  der fragt,
• 17:39
  fasse Rechnungen über 5000 Dollar
• 17:40
  aus dem letzten Monat zusammen
• 17:41
  und sende mir eine Aufschlüsselung.
• 17:43
  Mit Premium im Spiel
• 17:44
  muss Co-Pilot nicht raten.
• 17:45
  Er zieht diese verarbeiteten Rechnungen,
• 17:47
  wendet die Metadatenfilter an,
• 17:49
  erstellt eine saubere Zusammenfassung
• 17:50
  und sendet sie in Teams.
• 17:52
  Das ist keine gestellte Demo,
• 17:53
  das ist der tägliche Betrieb,
• 17:54
  sobald ihr Tenant seine Inhalte
• 17:55
  strukturiert hat.
• 17:56
  Vergleichen Sie das mit einem Tenant
• 17:58
  ohne Premium,
• 17:58
  bei dem Co-Pilot vielleicht
• 17:59
  nur mit den Schultern zuckt
• 18:00
  und sie auf Exit verweist.
• 18:01
  Die Auswirkungen auf die Produktivität
• 18:02
  sind real.
• 18:03
  Was früher 10 Minuten Zeit zum Suchen
• 18:05
  und Überprüfen von Zahlen kostete,
• 18:06
  dauert jetzt Sekunden.
• 18:07
  Finanzmanager verschwenden
• 18:08
  keine Zeit mehr damit,
• 18:09
  Details nachzujagen.
• 18:10
  Vertriebsleiter erhalten Momentaufnahmen
• 18:11
  ohne Berichte mühsam aufbereiten zu müssen.
• 18:13
  Und die IT reduziert die Flut an Tickets
• 18:14
  darüber, warum die Suchfelder unbrauchbar sind.
• 18:17
  Wenn Co-Pilot über Premium
• 18:18
  gespeist wird, entwickelt er sich
• 18:19
  vom Hype-Spielzeug zum Entscheidungswerkzeug.
• 18:20
  Es gibt hier eine praktische Warnung dazu,
• 18:22
  wie sie ihn füttern.
• 18:23
  Bauern nicht verrückte 50
• 18:24
  hyperspezifische KI-Klassifikatoren
• 18:26
  für jeden seltsamen Grenzfall.
• 18:27
  Das erzeugt ein unkontrolliertes Modellwachsen.
• 18:29
  Der intelligentere Weg
• 18:30
  direkt aus Microsofts Empfehlungen
• 18:31
  ist der Start mit vorgefertigten Modellen
• 18:33
  für die 80% Probleme.
• 18:35
  Rechnungen, Belege, Verträge, Verträge.
• 18:38
  Diese liefern sofortige Erfolge
• 18:39
  bei minimalem Einrichtungsort.
• 18:41
  Füge erst dann,
• 18:41
  wenn du den Nutzen bewiesen hast,
• 18:42
  benutzerdefinierte Modelle
• 18:43
  für die Nischen hinzu,
• 18:44
  die wirklich etwas bewegen.
• 18:45
  Halte es schlank,
• 18:46
  sonst verschwendest du nur
• 18:47
  deine eigene Zeit und dein Budget.
• 18:48
  Denk bei der Lizenzierung
• 18:50
  an eines Inhaltsverarbeitungs
• 18:51
  nicht kostenlos.
• 18:52
  Manche Dienste laufen nutzungsbasiert
• 18:54
  und verbrauchen Credits
• 18:54
  bei jeder Dateiverarbeitung.
• 18:56
  Andere wie bestimmte
• 18:57
  AI-Bilder-Modelle
• 18:58
  erfordern die Zuweisung
• 18:59
  von AI-Bilder-Credits.
• 19:00
  Wenn du Piloten
• 19:00
  und Kostenkontrollen
• 19:01
  nicht vorher planst,
• 19:02
  wird die Finanzabteilung fragen,
• 19:03
  warum dein Experiment
• 19:04
  plötzlich eine Überraschungsrechnung
• 19:05
  erzeugt hat.
• 19:06
  Also teste sorgfältig,
• 19:07
  messe die Ergebnisse
• 19:08
  und skaliere erst,
• 19:08
  wenn sich der Business Case
• 19:09
  bewährt hat.
• 19:10
  Wenn du es richtig machst,
• 19:11
  ist die Transformation deutlich.
• 19:12
  Die Finanzabteilung
• 19:13
  tippt keine Rechnung mehr manuell.
• 19:15
  Der Betrieb
• 19:15
  muss keine Vertragsabläufe
• 19:16
  mehr erraten.
• 19:17
  Der Vertrieb
• 19:17
  verbringt keine Zeit mehr
• 19:18
  mit der Pflege.
• 19:19
  Co-Pilot fühlt sich
• 19:20
  endlich weniger
• 19:20
  wie ein zufälliger Praktikant
• 19:21
  und mehr wie ein Teammitglied an,
• 19:23
  weil der Tenant
• 19:23
  ihm strukturierte Daten liefert.
• 19:25
  Premium schafft den Kontext,
• 19:26
  Co-Pilot arbeitet damit
• 19:27
  und die IT muss sich
• 19:28
  nicht mehr dafür rechtfertigen,
• 19:29
  dass die KI
• 19:30
  eher nach Augenwischerei klingt.
• 19:32
  Äh.
• 19:33
  Deshalb sind diese beiden Produkte
• 19:34
  untrennbar rund.
• 19:35
  Du bekommst keinen
• 19:35
  intelligenten Co-Pilot
• 19:36
  ohne eine disziplinierte
• 19:37
  SharePoint Premium Engine
• 19:38
  im Hintergrund.
• 19:39
  Das eine baut die Struktur,
• 19:40
  das andere liefert die Antworten.
• 19:41
  Zusammen hört es auf,
• 19:42
  ein Gimmick zu sein
• 19:43
  und funktioniert endlich so,
• 19:44
  wie Microsoft es verspricht.
• 19:46
  Und jetzt,
• 19:46
  wo wir gesehen haben,
• 19:47
  wie die KI nützlich wird,
• 19:48
  ist das Letzte,
• 19:49
  was Administratoren klären müssen,
• 19:50
  das Schwierigste.
• 19:51
  Was kostet das alles
• 19:52
  und wie bezahlt man es,
• 19:53
  ohne im Lizenz-Chaos zu landen?
• 19:56
  SharePoint Premium
• 19:56
  ist nicht nur
• 19:57
  ein schickes Rebranding.
• 19:58
  Es ist das Nervensystem,
• 19:59
  das die unübersichtlichen Teile
• 20:00
  von Microsoft 365
• 20:01
  zu einem Ganzen verbindet.
• 20:03
  Schwacher,
• 20:03
  nicht getaggter Inhalt
• 20:04
  in digitalen Abfallschubladen
• 20:05
  wird nun verarbeitet,
• 20:06
  klassifiziert und
• 20:07
  ein Wissen verwandelt,
• 20:08
  das dein Unternehmen
• 20:08
  tatsächlich nutzen kann.
• 20:10
  Es ist Muskel,
• 20:10
  Gehirn und Türsteher
• 20:11
  in einem statt notdürftiger
• 20:12
  Flicklösungen.
• 20:14
  Und tausende von Syntex-Kunden
• 20:15
  haben bereits den Wechsel
• 20:16
  zu dieser Premium-Erfahrung
• 20:17
  vollzogen.
• 20:18
  Wenn du dich fragst,
• 20:18
  wo du anfangen sollst,
• 20:19
  bleib einfach.
• 20:20
  Wähle einen wertvollen
• 20:21
  Anwendungsfall wie
• 20:22
  die Rechnungsverarbeitung,
• 20:23
  starte einen kleinen
• 20:23
  Content-Center-Piloten
• 20:24
  mit vorgefertigten Modellen
• 20:25
  und füge dann
• 20:26
  DRG-Berichte und
• 20:27
  Website-Zugriffsprüfungen
• 20:28
  hinzu, bevor du skalierst.
• 20:30
  Abonniere M365 Show
• 20:31
  oder folge der
• 20:32
  M365 Show
• 20:33
  linkt in Seite
• 20:33
  für Livestreams mit MVPs,
• 20:34
  die diese Dinge kaputt gemacht
• 20:35
  und wieder repariert haben.