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Transformation in Steuerkanzleien: KI, Prozesse, Mandanten · Weit>>sichten – der Podcast für die Beratungsbranche von Afileon

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  Speaker 1: Mit Chatchi Bidi, mit Termini und allen anderen KI-Möglichkeiten kannst du ja viele steuerrechtliche Fragen selbst am Computer lösen.
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  Speaker 1: Die Anforderungen heute an einen Kanzlei-Inhaber, an einen Berater sind
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  Speaker 0: immens.
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  Speaker 0: Herzlich willkommen Antoinette!
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  Speaker 0: Antoinett Hibela Hasner, Steuerberaterin, Vorsitzende des Beirats von Affilion.
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  Speaker 0: Ich freue mich, dass für dir heute die Zeit für unser Gespräch nimmt.
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  Speaker 1: Vielen Dank.
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  Speaker 1: Ich freue mich auch sehr, dass ich heute hier sein darf und über unser Thema sprechen darf mit dir.
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  Speaker 0: Ein großes Thema Transformation in der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsbranche wahrscheinlich die größte Transformationen, die wir bisher erlebt haben durch die Digitalisierung, durch die Automatisierung.
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  Speaker 0: was bedeutet das aus deiner Sicht für die Kanzleien?
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  Speaker 0: für die Mitarbeitenden, für die Mandanten.
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  Speaker 1: Es ist lustig, dass du sagst, dass die Transformation, die wir heute erleben, die größte ist?
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  Speaker 1: Ich fand ... Die Transformation vor einigen Jahrzehnten Übergang händische Buchhaltung zum Computer auch schon gewaltig!
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  Speaker 0: Aber vielleicht ein bisschen gestreckter, ne?
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  Speaker 0: Also wenn man sich das so gut begann schaut... Zugegeben
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  Speaker 1: des amerikanischen Journal hat sich parallel neben dem Computer noch relativ lange gehalten.
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  Speaker 1: Aber die Frage ist, was bedeutet heute die Transformation für eine Kanzlei und von Mandanten oder für die Mitarbeiter?
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  Speaker 1: Für die Kanzrei bedeutet es dass ich um den Druck fehlende Mitarbeiter Marschendruck durch die Mandanten.
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  Speaker 1: alles soll günstiger werden.
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  Speaker 1: Muss sich anfangen meine internen Kanzlei abläufe einzelnen Tätigkeiten effizienter gestalten.
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  Speaker 1: Buchhaltung wird nicht mehr probiläkendisch eingegeben, sondern über OCR-Erkennungen automatische Verbuchungen wird.
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  Speaker 1: ein Großteil der Buchhaltungen mittlerweile automatisiert gemacht bedeutet dass ich aber Abläufe und Prozesse vereinheitlichen muss, standardisieren muss.
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  Speaker 1: Wer einmal in einer Steuerberatungskanzlei gearbeitet hat, da weiß man das in der Abteilung gibt es die Sonderlocke und in der anderen Abteilungen gibt's eine andere Sonderlocke.
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  Speaker 1: Jeder hat so ein bisschen seine Schmuddelecken wo man Prozesse nicht einheitlich macht sondern wie man jeweilige Mitarbeiter gelernt hat.
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  Speaker 1: Das ist das Problem dann am Ende aller Tage auch dass man die Mitarbeiter dazu mitnehmen muss die darauf einschwören muss, einheitliche Prozesse anzuwenden.
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  Speaker 1: Eigentlich
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  Speaker 0: eben auch klassisches Change Management?
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  Speaker 1: Absolut!
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  Speaker 1: Klassisches Change-Management.
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  Speaker 1: und wir haben das auch schon in meiner Kanzlei gemacht früher als ich noch operativ tätig war.
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  Speaker 1: und da kam auch einen Mitarbeiter mal zu mir ins Büro und sagt er ist ausgechanged, der kann nicht mehr... Er hat die Schnauze voll von Veränderungen.
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  Speaker 1: nur Wer da nicht mitgeht, wird irgendwann mal auf der Strecke bleiben.
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  Speaker 1: Das ist die Aufgabe eines Inhabers einer Steuerkanzlei seinen Leuten mitzunehmen aber auch... die Ziele klar zu formulieren.
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  Speaker 1: Wo wollen wir eigentlich hingehen?
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  Speaker 1: Wie wollen wie unsere Mandanten betreuen, wie wollen wir unseren Mitarbeiter auch ausbilden – weil das bedeutet ja nicht dass jeder Mitarbeiter ist nicht technikaffin, nicht jeder Mitarbeiter hat ein Verständnis für digitale Abläufe also ich muss sie dahin bringen
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  Speaker 0: und... Also ich brauche Bereitschaft eine Strategie und dann natürlich den Willens zur Umsetzung.
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  Speaker 1: Genau So ist es und das ist in der Kombination nicht immer einfach erreichbar.
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  Speaker 0: Als kleinere Kanzlei gerade?
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  Speaker 1: Gerade als kleinerer Kanzler.
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  Speaker 1: und eine kleinere kanzlei hat natürlich auch das Problem, das Zielbild zu formulieren.
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  Speaker 1: Wo wollen wir was soll am Ende?
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  Speaker 1: wie soll die Kanzlerin am Ende ausschauen wenn man Den Change hinter sich gebracht hat.
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  Speaker 0: Ich nehme mal an, dass man sich da auch nicht allein auf den Mandanten und seine Wünsche verlassen kann denn ich denke es gibt Mandanten die schieben und es gibt mandanten die ziehen.
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  Speaker 0: Richtig?
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  Speaker 1: Absolut!
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  Speaker 1: Es gibt Mandanden, die wollen nach wie vor mit ihrer Pendelakte, mit ihrem Schuhkarton zum Kunden gehen und zum Steuerberater gehen und bedient werden und wünschen und finden das total schön wenn sie dann zum Jahresgespräch gebeten werden.
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  Speaker 1: und es gibt aber auch Kunden, die treiben den Mandanten voll sich hin.
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  Speaker 1: Wieso muss ich der Belege händeschicken?
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  Speaker 1: Warum darf ich das nicht digital machen?
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  Speaker 1: In welchem Portal kann ich uploaden?
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  Speaker 1: Wieso kriege ich keine
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  Speaker 1: Echtzeitdaten?".
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  Speaker 1: Da ist der Steuerberater schon gefordert.
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  Speaker 1: Das heißt, der Steuergerater oder Wirtschaftsfrüfer hat heute noch ganz andere Anforderungen, die er erfüllen muss.
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  Speaker 1: Eher so ein Belegverarbeiter gewesen, hat dann Buchhaltung über das ganze Jahr für den Kunden gemacht.
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  Speaker 1: Hat ihn im Herbst zum Jahresgespräch gebeten und ist dann bei einer guten Tasse Kaffee zusammengesetzt...
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  Speaker 0: Wenn er schnell war?
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  Speaker 0: Ja genau!
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  Speaker 1: Und hat sich die Zahlen angeschaut und hat da noch empfohlenen Rückstellungen zu bilden oder etwas anzuschaffen oder zu investieren.
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  Speaker 1: Und dann hat man sich mit Handschlag verabschiedet und hat sich am Ende aller Tage meistens ein Jahr später wieder gesehen.
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  Speaker 1: Heute ist das anders, heute werden die Buchhaltungsdaten weitestgehend automatisch verarbeitet.
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  Speaker 1: Der Kunde hat jederzeit Zugriff eigentlich auch auf seine Buchhaltungsergebnisse und er erwartet mehr von seinem Steuerberater.
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  Speaker 1: Er will nicht nur die Zahlen- und Auswertungen sehen, er will die Zahlen vielleicht auch in einer anderen Auswärtungsform sehen.
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  Speaker 1: Er sieht den Steuerberator vielleicht eher als ein CFO Finanzberater, strategischer Berater und das heißt der Berater muss heute Beratungskompetenz haben, er muss steuerlich gut sein und er muss auch technische Fähigkeiten Kompetenzen haben um das alles gewuppt zu kriegen.
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  Speaker 1: Und den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden.
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  Speaker 0: Wie schafft er das?
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  Speaker 0: Wie schaft der normale Steuerberater... Schwierig!
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  Speaker 1: Schwierig, also schwierig.
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  Speaker 1: und deshalb ist es ja auch so das sehr viele Unternehmen.
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  Speaker 1: Das ist eines der wesentlichen Gründe warum sich Steuerberatlungskanzleien oder Wirtschaftsprüfungskanzlei an Afflüren verkaufen weil sie sagen die Transformation die vor uns liegt oder in der wir stecken die schaffen wir nicht alleine und wir können auch nicht alleine so viel Geld und Zeit investieren um um diese neuen Anforderungen gerecht zu werden.
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  Speaker 1: Die Anforderungen und die Schwierigkeiten liegen ja nicht nur beim Berater, sondern auch bei den Mitarbeitern.
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  Speaker 1: Sie haben sich auch neue Berufsbilder entwickelt – es gibt ein Prozessmanager für Kanzleien, es gibt einen Buchhaltroniker, es sind Fachassistenten für Digitalisierung und IT-Anwendung und Softwaregeschichten.
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  Speaker 1: Diese Berufsbilder, darüber hat man gar nicht nachgedacht.
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  Speaker 1: Heute stellen sich Kanzleien IT-Leute ein.
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  Speaker 1: So was haben wir nicht gehabt?
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  Speaker 1: Wir haben IT-Administratoren gehabt, die haben einen Computer gekauft und angestöpselt.
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  Speaker 1: Die haben dafür Sorge getragen dass ich auf meinen Devices arbeiten kann aber wir hatten keine IT Leute die sich darum gekümmert haben Software-Lösungen zu integrieren, zu schauen welche KI basierten.
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  Speaker 1: neuen Anwendungsmöglichkeiten gibt es wo ich meinen Kunden noch besser schneller ein Service unterbreiten kann.
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  Speaker 0: Du erwähnst den Buchhaltronika als Beispiel?
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  Speaker 0: Ich bin mir sicher dass man damit junge Leute die frisch ins Berufsleben starten wollen und irgendwo auch Tech-Affiner einfach sind weil sie Jünger sind und das mitbringen, dass man damit auch tatsächlich dem Fachkräftemangel etwas entgegenwirken kann.
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  Speaker 0: Und da Menschen gewinnen können für den Beruf.
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  Speaker 0: Was macht denn die bestehende Kanzlei?
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  Speaker 0: Die hat jetzt nicht den Buch haltroniker per se.
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  Speaker 0: was sind da die Herausforderungen?
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  Speaker 0: Ja
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  Speaker 1: also in der Tat eine sehr gute Frage weil Man hat ja in der Regel ein sehr gemischtes, gemischte Arbeitnehmer-Team von Jung und Alt.
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  Speaker 1: Und da ist der Berater sehr gut beraten wenn er einen Fortbildungskonzept entwickelt für seine Mitarbeiter um diesen gehobenen Anforderungen auch zukünftig gerecht zu werden.
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  Speaker 1: Aber
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  Speaker 0: das war doch immer nötig.
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  Speaker 0: ich meine Fortbildung?
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  Speaker 0: Ja,
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  Speaker 1: Fortbildung!
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  Speaker 1: Ja natürlich du hast recht.
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  Speaker 1: Fortbildung war immer nöthig Aber man hatte immer den Schwerpunkt bei Fortbildungen auf fachliche
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  Speaker 0: Themen gesetzt.
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  Speaker 0: Das bleibt, das andere kommt obendrauf willst
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  Speaker 1: du?
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  Speaker 1: Der Anspruch oder die Anforderung auf die Fortbildung der Mitarbeiter wird höher.
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  Speaker 1: Wir waren gerade beim Fachlichen und da kann man vielleicht auch nochmal eine Schleife drehen Die sich auch zunehmend herauskristallisiert das Problem, dass sich Steuerberatungskanzleien spezialisieren müssen.
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  Speaker 1: Denn die Anforderungen und die Rahmenbildung beispielsweise bei e-Commerce Influencern Baubranche internationale Steuerrecht werden so groß und so komplex Allgemeine Steuerberater, so der Wald- und Wiesnsteuerberater vergleichbar mit einem allgemeinen Mediziner eigentlich fast nicht mehr diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden kann.
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  Speaker 1: Das heißt er ist gut beraten wenn er sich spezialisiert weil das zum einen ihm noch ein gewisses Herrschaftswissen ermöglicht Und zum anderen aber auch die Gelegenheit gibt, höhere Honorare zu verlangen.
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  Speaker 1: Mit Chatchi BD mit Gemini und allen anderen KI-Möglichkeiten kannst du ja viele steuerrechtliche Fragen selbst am Computer lösen.
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  Speaker 1: Das heißt, du brauchst deinen Steuerberater als Sparringspartner – da muss er auch schon einen Spezialwissen haben um ein echter Sparringspartner zu sein!
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  Speaker 1: Die Anforderungen heute an einen Kanzlei-Inhaber, an einem Berater sind immens.
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  Speaker 1: Weil er einmal die Spezialisierung haben oder darstellen sollte und zum anderen eben auch diese Transformation ins digitale Zeitalter hinkriegen muss.
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  Speaker 0: Wir haben ja gelernt dass künstliche Intelligenz egal wie sie heißt uns gefallen will.
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  Speaker 0: in ihren Antworten Sie Stimmt uns eher zu, als dass sie mal nein sagt.
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  Speaker 0: Und du willst sagen die Beratungsleistung für den Steuerberatungsberuf und für den Steuerberater werden einfach insofern immer wichtig bleiben weil es eben wirklich um auch klare Kante geht.
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  Speaker 0: Beratungen für die Zukunft des Mandanten?
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  Speaker 1: Ja also ich meine jeder der mit KI schon gearbeitet hat ist begeistert von dem was an Antworten angeboten wird.
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  Speaker 1: Ich finde es immer gut, wenn man die Antworten selbst überprüfen kann und feststellen kann okay da lag jetzt KI nicht so ganz richtig.
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  Speaker 1: Da ist KI okay.
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  Speaker 1: Die Antwort ist richtig aber das heißt man braucht noch das Wissen des Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers um entscheiden zu können was da einen präsentiert wird stimmt?
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  Speaker 1: Ist das richtig oder nicht?
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  Speaker 1: also insofern ändert sich die Rolle ein bisschen des Steuerberaters.
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  Speaker 1: Er ist nicht mehr der Alleinherrscher überwissen, er wird eher das Sparringspartner für den Kunden.
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  Speaker 1: und vielleicht kommen wir auch zum Kunden weil es auch eine interessante Geschichte ist.
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  Speaker 1: Wir haben immer über die Transformation jetzt gesprochen innerhalb der Kanzlei.
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  Speaker 1: was bedeutet das sowohl vom Fachwissen her als auch von der von Technologie und Digitalisierung.
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  Speaker 1: Was bedeutet es aber im Verhältnis zum Mandanten.
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  Speaker 1: Wir haben ja sehr viele Mandanten, die bei denen im Unternehmen Digitalisierung noch nicht so richtig angekommen ist, die ihre Belege eins kennen und damit glauben sie sind digital.
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  Speaker 1: Und da wird der Berater helfen müssen auch die Schnittstellen zu den Mandanten zu organisierender Mandant wird Teil des Prozesses innerhalb der Kanzlei.
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  Speaker 1: Das heißt, er hilft auch dem Mandanten sich besser digital aufstellen zu können.
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  Speaker 1: und das ist für viele Mandanten sehr vorteilhaft.
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  Speaker 1: und die Mandanten, die aber nach wie vor Sagen, okay das habe ich immer schon so gemacht.
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  Speaker 1: Ich hab meine Pendelakte gebracht, ich will es!
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  Speaker 1: Der wird Schwierigkeiten haben auf Dauer, dass man Datensverhältnis mit seinem Steuerberater aufrechtzuerhalten denn die wollen eben davon weg.
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  Speaker 1: und spätestens im Jahr twenty-sevenundzwanzig wenn die E-Rechnung kommt wird auch der letzte Kunde gezwungen sein sich digitaler aufzustellen.
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  Speaker 1: aber der Steuerberator und Wirtschaftsfrüfe die haben heute wirklich das Thema dass sie sich selbst neu positionieren müssen, dass Sie Ihre Mitarbeiter mitnehmen müssen.
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  Speaker 1: Dass Sie fortbilden müssen und die Prozesse definieren müssen und am Ende der Tage auch einen Kunden mitnehmen.
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  Speaker 0: Du hast vorhin von den Schmuddelecken in operativen Prozessen gesprochen, wo du sagst, es gab immer schon, dass da bestimmte Bereiche nicht komplett sauber waren prozessual.
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  Speaker 0: Aber das, was du hier beschreibst ist ja wirklich mehr als nur interne Prozesse zu verändern.
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  Speaker 0: Wenn auch der Mandant-Teil sozusagen dieses veränderten Prozesses wird, muss ich den ganzen Mindset verändern?
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  Speaker 1: So ist es.
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  Speaker 1: Ich meine früher ist der Mandat mit seiner Pendelakte gekommen.
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  Speaker 1: Es ist ein Zufriedenstellen des Gefühl mal so eine Monatsakt durchzubuchen Die Seite umzuschlagen, den Gebuchtstöpfe drauf zu hauen.
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  Speaker 1: Und dann ist die Akte erledigt und man hat alles verbucht.
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  Speaker 1: Man hat keine offenen Fragen.
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  Speaker 1: Das ist ein befriedigendes Arbeitsergebnis.
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  Speaker 1: Das haben die Mitarbeiter heute in dieser Form nicht mehr.
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  Speaker 1: Aber auch da müssen die Mitarbeiter eben mitgenommen werden.
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  Speaker 1: befriedigender, wenn kein Papier mehr da ist.
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  Speaker 1: Wenn ich Auswertungsergebnisse schnitzstellenfrei von A nach B liefern kann und auf Knopfdruck auch Auswertungen, Informationen...
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  Speaker 0: Echte Dashboards habe?
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  Speaker 1: Genau!
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  Speaker 1: Damit kann ich einen echten Mehrwert auch mit meinem Kunden anbieten.
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  Speaker 0: Und sehen wir dass die Transformation wirklich riesig ist, die schon auf vollen Touren läuft Weiterlaufen wird.
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  Speaker 0: Alle Unternehmen in diesen Branchen werden sich dem anpassen müssen, wenn sie weiter erfolgreich sein wollen?
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  Speaker 0: Wie siehst du Affilion hier in diesem Zusammenhang aufgestellt?
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  Speaker 1: Ich muss ehrlich sagen ich bin total stolz darauf Beiratsvorsitzende zu sein und diesen Prozess miterleben zu dürfen der jetzt intern bei Affilon passiert.
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  Speaker 1: wir haben so meine Eichen perfektes digitales Zielbild entwickelt, was nicht fertig ist und in einer ständigen Weiterentwicklung sich befindet.
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  Speaker 1: Wir haben die richtigen Leute gefunden das mit aufzusetzen und zu definieren.
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  Speaker 1: Partnern mit unseren Geschäftsführern, mit unserem Steuerberater und Wirtschaftsfrüfer.
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  Speaker 1: Das Zielbild gemeinsam entwickelt – mit Schwarmintelligenz kommt man einfach wesentlich weiter als wenn man nur alleine im stillen Kerbechen sitzt.
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  Speaker 1: Und ich glaube dass wir in den nächsten zwölf, achtzehn Monaten sehr großen Schritt weiter sind, gewappnet sind für die Zukunft und wie ich hoffe State of the Arts sind um auch für den nächsten fünf Jahre wettbewerbsfähig zu sein.
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  Speaker 1: Und und aufzeigen wie moderne Beratung sein kann.
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  Speaker 0: Affieren hat sicherlich den Vorteil dass wenn ich mich als Kanzlei in Haber entscheide mein Unternehmen dort einzubringen in den Verbund.
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  Speaker 0: das zeugt ja immerhin von viel Veränderungswille und Veränderung Fähigkeit.
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  Speaker 0: Das sind ja viele Schritte, die ich da als Unternehmer erst mal durchlaufen muss bis sich diese Entscheidung umsetze.
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  Speaker 0: Und insofern hat das vielleicht auch tatsächlich noch zusätzlich positiven Einfluss auf dann die internen Umsetzungsprozesse dass das was sicherlich würde ich mal sagen, alle in der Branche sehen was notwendig ist.
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  Speaker 0: Aber dann bei Affiron sich vielleicht trotz aller harten Arbeit und Anstrengungen vielleicht auch sogar mit Freude umsetzen lässt?
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  Speaker 1: Also ich kann dem nur zustimmen weil wirklich die meisten kann es sein, die sich an den Affirion verbunden eingetreten sind genau aus diesem Grund zur Affierung gekommen sind.
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  Speaker 1: Weil sie gesagt haben da kommt eine große Transformation auf die Branche zu.
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  Speaker 1: wir wollen unseren Mitarbeitern auch in der Zukunft eine Basis bieten, wo man arbeiten kann.
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  Speaker 1: Wir wollen unseren Mandanten auch ne Basis geben, modern zu arbeiten und beraten zu werden.
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  Speaker 1: Ein wirklich
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  Speaker 0: gemeinsames Commitment?
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  Speaker 1: So ist es!
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  Speaker 1: Und das spürt man heute auch.
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  Speaker 1: Das spürte man den Treffen wenn man die ehemaligen Inhaber trifft.
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  Speaker 1: Die sind voll begeistert und unterstützen die Transformationen.
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  Speaker 1: Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir das gut hinkriegen und dass wir ein digitales umfeld technologisches Umfeld bauen werden oder bauen was State of the Arts sein wird.
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  Speaker 0: Antoinette ganz herzlichen Dank für deine Zeit!
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  Speaker 1: Gerne danke.